Elektronsko poslovanje

mag. Janez Toplišek

Izhodišča za prilagoditev Slovenskih računovodskih standardov

POVZETEK:
V prihodnjih letih bo količina shranjene dokumentacije, nastale elektronsko, izjemno narasla. Če upoštevamo še hitrost tehničnih sprememb na področju elektronskih tehnik zapisovanja, ni možno odlašati s prilagoditvijo Slovenskih računovodskih standardov. Pravila stroke bodo morala postati manj preskriptivna (določanje kaj in kako) in funkcionalnejša (čemu je potreben kak rezultat). Pri tem bo treba upoštevati razmah elektronskega poslovanja kot celote in ne le tak način dela v računovodstvu. Več odgovornosti za izvedbene podrobnosti bo treba prenesti na samo mesto nastanka oz. hrambe elektronske dokumentacije. To bo zahtevalo ustrezna notranja pravila organizacij, ki bodo morala dobro obdelati konkurenčna pravila za ravnanje z vsemi vrstami zapisov. Politika organizacije glede hrambe dokumentacije bo morala podpirati cilje celotne politike organizacije. Dobre rešitve v računovodskih standardih bodo pomembno vplivale na rešitve v davčnih in podobnih poslovanjih, v pomoč pa bodo tudi pri presoji v različnih pravnih postopkih, kjer bo čedalje pogosteje namesto papirne dokumentacije nastopala elektronska. Pri prilagajanju SRS bo treba upoštevati vrsto mrežno povezanih predpisov, ki bodo obravnavali posamezne vidike elektronskega poslovanja.

SUMMARY:
Retention of Electronic Business Documentation
Some starting points for adjusting the Slovenian accounting standards
A huge increase in the amount of electronic documentation is to be expected in the years to come. Considering, in addition, the continuous change in data storage technologies, we can not afford to putt off adjusting Slovenian accounting standards. With regard to electronic records, professional rules should become less prescriptive (what-how) and more functional (the needed purpose).

We should bear in mind the whole amplitude of electronic commerce/transactions and not only electronic accounting methods. More responsibility should be transferred directly to the place where electronic documentation is formatted or keeped. Organizations will be obliged to develop appropriate internal rules, including clearly defined competition rules for managing all types of documents.

Records retention policy has to support the main organizational strategy. Functional accounting standards solutions will significantly affect the solutions in taxation and similar domains, and they will also be of help in assesments to be made in various legal procedures in which paper documents will increasingly be substituted by electronic ones. While adjusting Slovenian accounting standards, a net-linked legal scheme of regulations on all aspects of electronic commerce/transactions will have to be considered.

VSEBINA:

• Stanje in opredelitev problema
• Računalniško obravnavanje podatkov v Slovenskih računovodskih standardih
• Mikrografska tehnika v SRS
• O nekaterih pojmih
• Poslovna dokumentacija
• Hramba
• Elektronsko poslovanje
• Elektronski zapis
• Izvirnik – dvojnik
• Tehnični in organizacijski vidiki nepapirne hrambe
• Tehnična tveganja in zastarevanje opreme
• Razmerja med različnimi vrstami zapisov
• Mikrografska tehnika in digitalni slikovni zapis
• SRS v verigi predpisov, ki obravnavajo elektronsko poslovno dokumentacijo
• Hierarhija pravnih pravil

· Splošni predpis o elektronskem poslovanju:
· SRS:
· Davčni postopki:
· Splošni pravni postopki (pravdni, kazenski, upravni…):
· Notranja pravila za ravnanje z dokumentacijo:
• Dokazna moč nepapirnega zapisa
• Prilagoditev SRS elektronskemu poslovanju

· Učinkovita politika hrambe dokumentacije je del celotne politike organizacije in ne njen neodvisni del. Optimalne rešitve glede hrambe dokumentacije bodo podpirale konkurenčne prednosti organizacije.

· Pri snovanju rešitev je treba upoštevati, da je prišlo v zadnjih letih do izjemnih kakovostnih premikov pri načinu poslovanja. Zato morajo rešitve upoštevati elektronsko poslovanje kot celoto in ne zgolj računovodski del poslovanja.

· Računalniška analiza besedila Slovenskih računovodskih standardov je pokazala, da so nekateri pojmi kljub svoji izvorni povezanosti s papirjem in pisnostjo dovolj nevtralni, da dopuščajo rabo tudi pri elektronskem poslovanju (npr. knjiga. listina). Nekatere formulacije bo treba posodobiti, saj so deloma arhaične oz. zaostajajo za današnjim stanjem tehnike in organizacije dela. Izraz “računalniški” morda ne ustreza več sedanjemu stanju tehnike pri elektronskem poslovanju. Pri iskanju novih rešitev v SRS bo treba zagotoviti, da bodo izrazi tehnično čim bolj nevtralni in bodo zato lažje zdržali prihodnje tehnične razvojne preskoke.

· V SRS ne sme biti rešitev, ki bi absolutno ovirale elektronsko poslovanje (lastnoročni podpis, žig, nepotreben izpis na papir). Takšne ovire je treba odstraniti ali pa jih zamenjati z bolj relativno in funkcionalno oblikovanimi pravili.

· Podrobno preskriptivno določanje (kaj in kako) naj bi zamenjalo funkcionalnejše opisovanje (zakaj, opis cilja). Nepotrebno se je obremenjevati s strokovnimi vprašanji, ki jih je že ali jih bo v kratkem zadovoljivo razrešila arhivska stroka. S potrebnimi pridržki se je možno opreti na industrijske standarde oz. navodila proizvajalcev – oboje je lahko opora za presojo strokovnega ravnanja. Vprašanje je, ali je potrebno mikrografsko tehniko, kot enega od številnih možnih zapisov, v SRS sploh omenjati.

· Pri obravnavanju elektronskega izvirnika oz. dvojnika je treba fizični zapis povsem ločiti od vsebine. Določijo naj se pogoji za enakovreden elektronski zapis.

· Večji del izvedbenih podrobnosti glede hrambe je treba prenesti na mesto nastanka/hrambe dokumentacije. Povezano s tem morajo postati pomembnejša notranja organizacijska pravila o hrambi. Določati morajo jasna konkurenčna pravila za vse vrste zapisov. Upoštevati je treba konkretne skupine dokumentacije in ne hrambo zapisov nasploh; za večino računovodske dokumentacije namreč veljajo razmeroma kratki roki hrambe (gledano tehnično in organizacijsko).

· Digitalno oz. optično slikovno zapisovanje je trenutno najperspektivnejša tehnika za hrambo dokumentacije; preveriti je treba gospodarnost mikrofilmanja v Sloveniji.

· Pogumno in brez odlašanja bi morali pričeti s prilagajanjem SRS; rešitve bodo vplivale na davčno in druga podobna področja in bodo v pomoč pri presojanju v pravnih postopkih vseh vrst. Količina hranjene dokumentacije, nastale elektronsko, se bo namreč v naslednjih letih izjemno povečala.

Angleške ključne besede in pojmovne povezave za iskanje virov o elektronski hrambi
access to electronic records, accounting records, active records, archival methods, archiving, data life cycle management, data preservation, data storage costs, digital/electronic imaging, digital/electronic (data, information, record), digital media life expectancies, digitisation, duplicates, electronic retention, integrity of electronic records, metadata, micrography, original record, preservation, record keeping, records (refreshing, migration), retention, retention schedule.
 

Na vrh