Vsi imamo težave, kadar je treba uradno oblikovati ali dokumentirati kako sporočilo, misel, opisati dogodek ali dejanje in podobno. Pisno sporočilo spada med t. i. stalne oblike sporočanja, zato se ne moremo prepustiti domišljiji, pač pa moramo upoštevati določena pravila in bolj ali manj ustaljene oblike ter nekatere dogovore. Pišemo v knjižnem jeziku, izogibamo se tujk, če le najdemo ustrezno slovensko besedo. Ker pišemo za javnost, smo odgovorni za pisano besedo. Moramo se zavedati, da je kultura pisnega izražanja del naše splošne kulture.

Poslovno in uradovalno dopisovanje se pojavlja povsod: v podjetjih, obrti, trgovini, državni upravi, društvih ipd. Zapisi so suhoparni, dolgočasni, vendar zelo pomembni v javnem življenju. Cilj teh spisov je sporočanje, ki vsebuje določene strokovne izraze brez čustvenih besed ali ponavljanj; povedi so kratke in jasne, poskrbeti pa moramo tudi za pravilno obliko, tehniko izdelave in odpravo. Dopisovanje je nujno, kadar poslovni partner ni dosegljiv in kadar ustno sporočanje ne zadošča.

Dopis mora biti pregleden, jasno je označeno, kje v dopisu je kakšen podatek. Zato uporabimo določen model, ki se z razvojem jezika zelo spreminja, prilagaja novim zahtevam, vendar pa mora nujno ostati določena razporeditev, ki omogoča hitro branje, saj je pri poslovnih rečeh čas zelo pomemben.

glava dopisa (naše podjetje, oznaka dopisa, zadeva dopisa, kraj in datum),

prejemnikov naslov (naslovnikovo podjetje in kraj, kamor pošiljamo),

vsebina dopisa (uvod, jedro, sklep z geslom),

podpis,

neobvezni dodatki (priloge, način pošiljatve, evidenca kopij in obveščenih).

Podjetje

ime, s katerim podjetje ali ustanova posluje (ime tovarne, trgovine, obrtne delavnice ...).

Če ime podjetja še ni odtisnjeno na pisarniškem papirju, ga natipkamo v levi zgornji kot ali ga odtisnemo z žigom.

Oznaka dopisa

zaporedna številka dopisa, vzeta iz delovodnika, lahko tudi začetne črke imena osebe, ki je sestavila dopis. V odgovoru na dopis moramo vedno navesti njegovo oznako (znak).

Vsebina dopisa

npr. ponudba, naročilo, prošnja ... Navedba pomaga uslužbencem, ki sprejemajo in razdeljujejo pošto, da jo lažje in hitreje razvrščajo.

Uvod

sklicevanje na časopisni oglas, na prejeto pismo oziroma povemo, čemu pišemo.

Jedro

izrazimo namen, željo, misel, zaradi katere pišemo. Ne dolgovezite, ne pozabite na jasnost, stvarnost, kratkost.

Sklep

poudarimo glavno misel dopisa, se zahvalimo, priporočamo, izrazimo upanje ...

Geslo - pozdrav

pozdrav naj bo v skladu s časom, v katerem pišemo, in z običaji našega poslovnega partnerja: Lepo pozdravljeni! S spoštovanjem! Toplo pozdravljeni! ...

Podpis