Rodoslovni standardi - metodologije

A. Prenos rodoslovnih podatkov v računalniški zapis
	A. 1 Postopek sprejemanja standardov A. 2 Register projektov A. 3 Objavljanje projektov (začetek, potek, zaključek)
	1. Vodenje projekta	1.1 Definiranje projekta 1.2 Vodenje projekta 1.3 Hramba podatkov 1.4 Dostopnost in objavljanje rezultatov 1.5 Drugo
	2. Avtorskopravna razmerja	2.1 Avtor in soavtorji 2.2 Plačano delo 2.3 Materialne avtorske pravice 2.4 Reševanje sporov
	3. Splošni standardi	3.1 Načela 3.2 Transkripcija 3.3 Priimek in ime 3.4 Datum 3.5 Kraj
	4. Posebni standardi	4.1 Status animarum 4.2 Indeksi (kazala matičnih knjig) 4.3 Pokopališča 4.4 Osmrtnice 4.5 Člani Mohorjeve družbe 4.6 Pogrešane osebe in oklici dedičem
B.	Tuji standardi	Genealogical Standards, recommended by the National Genealogical Society (ZDA)

A.1.1
Standarde sprejema Upravni odbor (UO) Slovenskega rodoslovnega društva (SRD). Če predlogu standarda (ali njegovi spremembi) ne nasprotuje noben član UO, se šteje kot sprejet, če ga podpirajo trije člani UO. Predlog mora biti objavljen vsaj deset dni; član UO lahko ob posameznem predlogu predloži podaljšanje tega roka.

Če predlogu ugovarja kateri od članov UO, se standard sprejema z večino glasov vseh članov UO.

A.1.2
Datum sprejema in vsaka sprememba se z datumom označi v naslovu standarda. Kot uradno besedilo standarda se šteje objava na tem spletnem mestu.

1.1.1 Projektno nalogo definira njen predlagatelj (UO, skupina, posameznik).

Če neka sestavina projektne naloge še ni znana, je treba to jasno zapisati (npr. ni izdelana metodologija, ni projektnega vodje...).

1.2.1 Vodja projekta je oseba, ki je prevzela vodenje projekta; usklajuje delo sodelavcev, odgovarja za kakovost in rok izvedbe projekta in za vse druge projektne sestavine. Če je odgovornost znotraj projekta deljena, mora biti razmejitev med sodelujočimi jasno razmejena.

1.2.2 Vodja ima prvenstveno pravico objavljati informacije o poteku projekta. To ni zadržek, da ne bi njegovi sodelavci ali kdor koli drug hkrati ali za njim objavili svoje ugotovitve, mnenje, predloge. Za objavljanje rezultatov projekta (npr. podatki) veljajo posebna pravila.

1.2.3 Vodja projekta po potrebi zagotovi, da sodelavci podpišejo projektno nalogo in s tem potrdijo, da sprejemajo projektne pogoje.

1.4.1 Osnovna pravila glede dostopnosti do rezultatov projekta in glede javnega objavljanja morajo biti vnaprej določena v projektni nalogi. Posebej se obdelajo morebitni vidiki varstva osebnih podatkov. Objavljanje rezultatov je lahko tudi predmet pogodbe s sponzorjem.

1.4.2 Skladno s projektno nalogo, odloča o objavi rezultatov vodja projekta po predhodnem dogovoru s predsednikom SRD. Če bi bila javna objava v nasprotju z interesi SRD, jo lahko predsednik društva zadrži oz. postavi zanjo morebitne omejitve. O sporu odloči UO.

1.4.3 Pri objavljanju morajo biti navedeni vsi člani projektne ekipe, ki imajo položaj soavtorjev.

1.4.4 Če ni v projektni nalogi ali s kasnejšim sklepom UO drugače določeno, so rezultati projektov brezplačno dostopni članom SRD, nečlanom pa le proti plačilu, ki ga določi UO. O izročitvi ali prodaji vseh rezultatov posameznega projekta, odloča UO.

2.1.1 Če ima projektni rezultat značaj dela, ki je varovano po avtorskopravnih predpisih, je vodja projekta avtor dela, njegovi sodelavci pa so soavtorji. Različni deleži soavtorjev se lahko navajajo v obliki vrstnega reda navajanja imen, z naštevanjem konkretnih deležev (obseg ali vrsta opravljenega dela) ipd. Sodelujoči se glede navajanja avtorstva (moralne pravice) lahko pisno sporazumejo drugače.

2.2.1 Morebitna plačila za opravljeno delo članov SRD ne spremenijo avtorskopravnih razmerij iz standarda 2.1. Najeti plačani zunanji sodelavci se ne štejejo kot soavtorji – razen, če je z njimi vnaprej drugače dogovorjeno.

2.3.1 Če ni v opisu projektne naloge in v pisnem dogovoru med soavtorji predvideno drugače, pripadajo vse materialne pravice nad projektnimi rezultati društvu SRD. V pogodbi s sponzorjem so lahko materialne pravice SRD omejene ali pogojene s sodelovanjem sponzorja.

2.4.1 O morebitnih sporih glede avtorstva, glede objavljanja rezultatov, glede materialnih pravic, ipd. na prvi stopnji odloča predsednik SRD, na drugi stopnji pa UO društva. Če je v sporu udeležen predsednik SRD, namesto njega odloča podpredsednik SRD.

Verodostojnost
Največja uporabnost v rodoslovnem programu - ob prenosu v GEDCOM - možnost sortiranja v tabeli.

3.3.2 Ime in priimek je treba prepisati v doslednem zaporedju "ime – priimek". Če kateri od obeh manjka, ga je treba obvezno nadomestiti s podčrtaji ( __________ ). Zaradi kasnejših sortiranj naj bo število podčrtajev vedno enako dolgo. Razen začetnic vse pišemo z malimi črkami.

3.3.3 Če je čitljiv le začetek ali konec priimka, nečitljivi del zamenjamo s podčrtaji ___ če je le mogoče z enakim številom, kot je število nečitljivih črk. Med črkami in podčrtaji ne sme biti presledka.

3.3.4 Pred začetkom dela si še osvežimo pravila za vnašanje imen, ki jih določa rodoslovni program (več priimkov, večdelni priimek, več imen, drugo ime, titule… Za ponavljanje enakih priimkov uporabljajmo programirane bližnjice (makro ukaze), kar zmanjšuje možnost tipkarskih napak.

3.3.5 Spreminjanje imena skozi čas: ime iste osebe je morda v različnih časovnih obdobjih različno zapisano, kar je pogosto zlasti v statusih animarum (npr. Johan-Janez, Ivan, Agnes-Neža, Jožef-Jože, Marcus-Marko, Maximilian-Maks, Frančiška-Franca...). Takšni zapisi otežijo sledenje iste osebe ali pa celo povzročijo, da so iste osebe v zbirko vpisane dvakrat. Pri večjih družinah se lahko zgodi celo, da je del družine povezan z eno obliko imena, del pa z drugo. Ko najdemo takšne primere, se ravnamo po teh napotkih za poenotenje zapisa:
-prednost dajemo slovenskemu zapisu,
-prednost naj ima kasnejša/današnja oblika,
-obliko imena, ki je nismo sprejeli kot glavne, zapišemo v rubriko "drugo ime", saj se podatek o različnih zapisih istega imena ne sme zgubiti. Zraven drugega imena, je treba opisati tudi vir (npr. SA Zdole 1862-),
-ime, ki je skozi čas ostalo zapisano v enaki obliki, pustimo nespremenjeno, čeprav je za današnji čas neobičajno (npr. Marcus),
-odločitev glede enotnega zapisovanja imena v nobenem primeru ne sme povzročiti, da je ime napačno (npr. pretvorba v Ivan, če je pravilno Janez).

3.3.6 Primeri težjih napak: zamenjano zaporedje priimek - ime; brez presledka med imenom in priimkom; namesto priimka je opomba "neznano"ali kaj podobnega; manjkajoči priimek ali ime nista nadomeščena s podčrtaji.

3.4.2 Datum se zapisuje v desetmestni obliki dd.mm.leto (d=dan, m=mesec). Dan, mesec in leto so ločeni s piko. Dan in mesec se zapisujeta v dvoštevilčni obliki (03.06. = tretji junij). Vsaka manjkajoča številka se nadomesti z enim podčrtajem.

3.4.3 Manjkajoči rojstni datum vedno nadomestimo s podčrtaji. Manjkajoči datum smrti nadomestimo s podčrtaji le, če je zanesljivo, da je oseba že umrla. Če je možno ugotoviti stoletje rojstva / smrti, se to v datumu navede kot delni datum (__.__.17__).

3.4.4 Če datum izračunamo iz drugega podatka (npr. iz starosti ob smrti, ob birmi, ob poroki), ga zapišemo kot letnico brez dneva in meseca (__.__.1758). Način izračuna se opiše v opombi k datumu.

3.4.5 Če datum z veliko verjetnostjo domnevamo (npr. starost staršev iz rojstnega leta prvega otroka), je treba pred letnico vpisati znak "~" (~1758). Enak zapis je možen tudi v obliki polnega datuma (__._~.1758).

3.4.6 V polje datuma ne spadajo oznake, ki bi kasneje motile sortiranje. Zapišemo jih v opombe k datumu (npr. "pred", "okrog"...).

3.4.7 Primeri težjih napak: pika v datumu je zamenjana z vejico; namesto enice (1) je klicaj(!); namesto števila nič (0) je črka (o); vpisano je napačno stoletje (to napako navadno odkrije kontrolna rutina preverjanja smiselnosti podatkov).

4.1.2 Začetek dela in splošno
Najlaže bo Status prepisoval nekdo, ki župnijo dobro pozna oz. je tam celo doma. Kdor ne pozna krajevnih priimkov, ima več možnosti, da bo naletel na težave pri branju oz. da bo zapisal napačen priimek.

Najkasneje ob končanem delu je treba zapisati podatke o opravljenem delu. To so t.i. meta podatki ali podatki o podatkih: ime župnije, opis knjig, obdobja, ki jih zajemajo, seznam naselij, imena in naslovi prepisovalcev, kdo hrani računalniški zapis, kdo hrani morebitne obdelane/sortirane izpise na papirju ipd. To je nalepka, ki naj spremlja opravljeno delo, ne glede na zunanjo obliko prepisanih podatkov. Če je sistemski datum na računalniku napačen, ima tudi varnostna kopija podatkov napačen datum!

Prepisani Status (ali več knjig SA iste župnije skupaj) naj ostane ohranjen kot popolnoma ločena računalniška zbirka. Prepisano delo ohranimo ločeno tudi v primeru, če zbirko kasneje združujemo z drugimi zbirkami ali jo dopolnjujemo s podatki iz matičnih knjig, z oklici in z drugimi kasneje dobljenimi podatki.

4.1.3 Načrt zaporedja
Praviloma je v vsaki župniji več knjig Statusov (lahko jih je tudi po 15). Knjige so obnavljali v različnih obdobjih, praviloma na okrog deset let (približno tri generacije oseb). Zato je treba pri prepisovanju knjig izdelati načrt zaporedja. Koristno je pregledati strukturo zapisov v posameznih obdobjih in berljivost zapisov. S stališča rodoslovnega programa je vseeno, s katerim obdobjem začnemo in katerega družinskega člana vpišemo prej. Program sam spremlja vnesene družinske povezave. Okoliščina, ki utegne narekovati, da vzamemo v roke najprej določeno knjigo, je berljivost. Če je zgodnejši Status v gotici in povrhu še težko berljiv, je bolje začeti z naslednjim. S tem prepišemo osnovno strukturo prebivalcev po hišnih številkah in se prepričamo o pravilnem zapisu priimkov, ki se pri hiši praviloma zadržijo dolga leta. Že zapisani priimek nas seveda ne odvezuje, da vpisov v drugih knjigah ne bi obvezno preverjali in morda odkrili spremembe pri zapisovanju priimka.

4.1.4 Delitev dela?
V Statusih zaporednih obdobij je vedno popisan del istih oseb. Zato odsvetujemo vzporedno delitev dela (tj., da bi dve knjigi vzporedno, istočasno prepisovala dva prepisovalca). Celo če bi rodoslovni program omogočal kolikor toliko samodejno izločanje dvojnikov, ki bi nastali pri vzporednem delu, bi bilo pri prepisanih Statusih to praktično neizvedljivo. Različni prepisovalci bi različno zapisovali podatke, zapisi istih priimkov in imen v Statusih se skozi čas spreminjajo – za računalnik pa je že en sam znak dovolj (tudi če je presledek!), da dva zapisa obravnava kot različna.

Čeprav je najbolje, da prepisovanje v enem zamahu opravi isti posameznik, je delo možno deliti zaporedno: prepis v isti računalniški zapis nadaljuje z drugo knjigo drug prepisovalec. Če so vsi prepisovalci metodološko usklajeni, lahko različni sodelavci prejšnje le dopolnjujejo, ne odvzamejo pa ničesar delu predhodnika (če ne upoštevamo popravljanja napak). Zaradi medsebojne kontrole ima lahko torej zaporedno delo celo določene prednosti.

4.1.5 Oblika računalniškega zapisa
Za vnos podatkov uporabimo rodoslovni program. Ta ima že programirana vsa polja za rodoslovne in druge spremljajoče podatke (v širšem pomenu je prav vsak podatek iz Statusa rodoslovno relevanten!). Pogosto ponavljajoče se priimke, imena, kraje lahko shranimo v makro (bližnjica: Ctrl + črka ali številka). Že vpisan priimek je ponujen pri ponovnem vnašanju; s tem preprečimo dvakraten vnos iste osebe. Ne glede na zaporedje vnosa lahko med delom ali na koncu postavimo vse otroke v pravilno zaporedje rojstev. Samodejno preverjanje kakovosti in smiselnosti opozori na vnesena neskladja (nelogične letnice ali družinske povezave).

Pri prepisovanju Statusa je pomembno: če se že odločimo, da se ne bomo povsem držali enotnih priporočil, vedno premislimo, kako se bo vneseni podatek obnašal pri prenosu v tabelarno obliko in kako bo tam sortiran.

Ko smo že končali vnos podatkov iz Statusov v rodoslovni program, v istem programu opravimo vse kontrole kakovosti, pravilnosti in smiselnosti, ki jih samodejno opravi program. Če želimo, lahko vse osebe iz zbirke »prelistamo« in na pogled odkrijemo še kakšno tipkarsko napako ali manjkajoči podatek. V programu BK po osebah listamo na zaslonu za urejanje in to s pritiskanjem na tipko »+«.

Nekatere posebnosti pri prepisovanju Statusa:
- Oblika osebnega imena iste osebe se je morda skozi čas spreminjala (npr. Johan-Janez). Upoštevajmo standard 3.3.5.
- Kraj in datum rojstva vpišemo le, če sta posebej zapisana in torej zanesljiva (kraj hiše ni nujno kraj rojstva); tudi pri otrocih ne smemo domnevati, da so se rodili na naslovu hiše iz Statusa. To ni zanesljivo. Če rojstnega datuma ni, namesto datuma vpišemo podčrtaje (gl. standard 3.4.3).
- Naslov hiše ne pišemo pod kraj rojstva, temveč v prvo rubriko "drugo" - na desni strani, kjer je "v_______" (to ime polja preko Opcij spremenimo v "Naslov hiše" ali podobno).
- Številčenje hiš se je v zadnjih 200 letih povprečno 2-3 krat spreminjalo. Zaradi tega je bolje začeti z zgodnejšimi statusi. Hišna številka se zapiše v obliki: "22/30", kar pomeni stara številka/kasnejša številka. V tej obliki pišemo zaporedoma vse spremembe hišne številke oz. vse spremembe naslova osebe, ki se je selila. Zapis 22/30/40/15 nam pove, na katerih hišnih številkah je neka oseba živela. Pri tem žal ni možno ločiti, če gre za preštevilčenje hiše ali za selitev. Zaradi kasnejšega sortiranja po hišah je pomembno, da je je prva številka osnovna družinska hiša. Če se je oseba preselila v drugo vas, je treba v enaki obliki zapisati tudi spremembo vasi (npr. Ravne 22/33 / Zdole 15/20). Vejice v teh zaporedjih odsvetujemo, ker ovirajo prenos v tabelo; prav tako odsvetujemo uporabo navadnih oklepajev, ker podaljšajo zapis.
- V Opcijah polje "ref." spremenimo v "Domače ime". Tukaj vpišemo domače ime (vulgo).

Načeloma prepišemo čim več najdenih podatkov. Poleg tistih, ki so najpomembnejši za rodoslovca (imena, kraji, datumi, družinska povezava), tudi razne opombe in podatke, ki ilustrirajo življenje ljudi (»zahajač«), njihov socialni položaj (»hlapec«) ali ki nakazujejo novo smer raziskovanja (»odselil se je v Westfalijo«).

Glavni izhodni podatki in analize, ki jih želimo dobiti iz rodoslovnega programa:
· pregledovanje / izpisovanje družinskih povezav v tekstovni ali grafični obliki;
· iskanje katerega koli podatka;
· poročila s poljubnimi polji iz programa;
· nekatere statistične, analitične možnosti (tudi grafični prikazi), pregled manjkajočih podatkov, prikaz nepovezanih oseb;
· ugotavljanje sorodstva;
· kazalo oseb;
· prenos podatkov v drug rodoslovni program in v tabelarno obliko.

4.1.7 Prenos v tabelo
Iz rodoslovnega programa prenesemo podatke v tabelarno obliko. Odločimo se, katera polja bomo vključili v tabelo, in izberemo izvoz podatkov v obliki zapisa z ločenimi polji (comma delimited file – ta zapis omogoča pretvorbo besedila v tabelo). »Sprogramirano« tabelo shranimo pod ločenim imenom, saj bomo morda morali postopek ponoviti. V tabeli priporočamo tale polja:
· številka BK (potrebna je za kasnejše hitro iskanje oseb v rodoslovnem programu)
· priimek in ime
· rojstni datum
· rojstni kraj
· datum smrti
· kraj smrti
· oče, mati

Osnovni delovni namen tabele je iskanje tistih napak, ki jih v rodoslovnem programu ne moremo odkriti samodejno ali pa le z velikim trudom. V tabeli, ki je sortirana po posameznem polju, odkrijemo:
· manjka priimek ali ime; zamenjan vrstni red priimka in imena;
· nepopoln datum; vejica namesto pike v datumu; tipkarska napaka v datumu; napačno stoletje v datumu (pogosta napaka);
· nedosledno ali napačno zapisan kraj.
Ugotovljene napake v tabeli popravimo šele potem, ko smo jih popravili v rodoslovnem programu. Druga možnost je, da napake popravljamo le v rodoslovnem programu in na koncu izdelamo novo tabelo, s katero lahko ponovno preverimo morebitne preostale napake. Oba načina sta enakovredna; izberemo tistega, ki se nam zdi lažji. Popravke, ki so posledica različnega zapisovanja v Statusu, je treba v rodoslovnem programu dokumentirati.

Vsebinski pomen tabele, v kateri ni več napak, pa je raziskovalen. Sortirano po priimku najdemo vse osebe z istim priimkom. Pri tem sortiranju določimo kot podredno merilo sortiranja še eno ali dve polji. Na ta način so enaki priimki razvrščeni še po hišah, po materi ipd. Seveda moramo pogledati tudi priimke s podobnim zapisom, saj nemalokrat ugotovimo, da gre za enak priimek, ki je le različno zapisan (npr. Boh – Woh, Šušterič – Šošterič, Bosner – Wosner, Košer – Kožer, Šivar – Žvar). Po sortiranju so takšni priimki na povsem različnih mestih! Pri sortiranih priimkih najdemo osebo ne glede na njeno družinsko povezanost v Statusu (npr. hlapec pri hiši).

V tabeli, sortirani po naslovu hiše, najdemo vse osebe, ki so živele pri isti hiši, in sicer ne le v istem času, temveč tudi v daljšem obdobju. To je nadvse dragocen rodoslovni podatek.

-manjka ime ali priimek (pri prenosu v tabelo so polja navpično neporavnana - zamaknjena v levo)
-neenako število podčrtajev pri manjkajočem podatku (nelogično sortiranje po dolžini podčrtajev)

-zamenjana priimek in ime (nepravilno sortiranje priimkov)
-pri otrocih ni ponovljen naslov hiše (v sortirani tabeli je le del oseb viden po hišah)
-kraj s predpono Sv., Zg., Gor. in podobno je različno zapisan: za piko je presledek ali pa ga ni; včasih je predpona skrajšana, včasih cela (napačno sortiranje kraja)