Uradni
list SRS, št. 20/80, 16/82, 7/87, RS,
št. 44/92, 11/99, 27/2002, 82/2003
Velja
od 16.8.1980
Na
podlagi 86. člena v povezavi s 111. členom zakona o osnovni šoli (Uradni list
RS, št.12/96) minister, pristojen za šolstvo. izdaja
PRAVILNIK o dokumentaciji v osnovni šoli
I.
SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
Ta
pravilnik določa dokumentacijo, ki jo mora osnovna šola voditi oziroma izdajati
učencem, ki se v skladu s 111. členom zakona o osnovni šoli vpisujejo oziroma so
vpisani v program življenja in dela osnovne šole.
1.a člen
Zbirke
osebnih podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi osnovna šola, se vodijo v
predpisani dokumentaciji.
Dokumentacija
se vodi v obliki izpisa na papir, hkrati pa se lahko vodi tudi v elektronski
obliki.
Če
šola vodi dokumentacijo v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora
z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje
podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z
njimi.
Šola
mora dokumentacijo, ki jo vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih
kopijah, in sicer tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.
2. člen
Osnovna šola poleg
dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z
drugimi predpisi.
II. VRSTE
DOKUMENTACIJE
A)
Knjige in splošni dokumenti osnovne šole
3. člen
Knjige
in splošni dokumenti osnovne šole so:
1. matična
knjiga, v katero se vpisujejo podatki o učencih ter njihovem šolanju od vstopa
do zaključka šolanja v osnovni šoli oziroma do prestopa ali prešolanja učenca na
drugo šolo; podružnične osnovne šole lahko samostojno vodijo matično
knjigo;
2. šolska
kronika, v katero osnovne šole po kronološkem redu vpisujejo važnejše dogodke,
pomembne za delo šole.
3. letno
organizacijsko poročilo, v katerega se vpisujejo splošni podatki o osnovni šoli
ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega
dela.
4.
letni delovni načrt osnovne šole, v katerem se določijo vsebina, obseg in
razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in
učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev interesnih in drugih
dejavnosti, ki jih izvaja šola.«
B)
Dokumentacija o delu oddelkov v osnovni šoli
4. člen
Podatki
o delu v oddelkih se za vsak oddelek in za vsako šolsko leto posebej vpisujejo
v:
1. dnevnik
dela;
2.
redovalnico;
3. mapo
vzgojnih ukrepov;
4.
zbirni športnovzgojni karton.
C)
Dokumentacija o učencih v osnovni šoli
5. člen
O
učencih v osnovni šoli se vodijo naslednji dokumenti:
1. vpisni
list za otroke, ki se vpisujejo v prvi razred;
2. matični
list za vsakega učenca osnovne šole od vstopa v šolo do zaključka šolanja v
osnovni šoli.
Če
učenec prestopi ali se prešola na drugo osnovno šolo, pošlje šola matični list
šoli, na katero se učenec vpiše.
Matične
liste hranijo šole, kjer so učenci končali šolanje;
3. osebna mapa učenca, ki potrebuje
pomoč oziroma svetovanje, s podatki iz 4. točke 95. člena zakona o
osnovni šoli (Uradni list RS, št.12/96);
4.
osebni športnovzgojni karton, v katerega se vpisujejo podatki o
gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca; osnovna šola ga
izpolnjuje za učence, za katere pridobi soglasje staršev;
ministrstvo, pristojno za šolstvo, izda podrobnejša navodila za izpolnjevanje
športnovzgojnega kartona v posebni
publikaciji;
5. zapisnik
komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v
šolo;
6. zapisnik
o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev.
D)
Dokumentacija o delu strokovnih delavcev
6. člen
Strokovni delavci v osnovni šoli
vodijo:
1. letno
pripravo strokovnega delavca na vzgojno-izobraževalno
delo;
2.
učiteljevo pripravo na pouk.
E)
Dokumentacija o delu organov
7. člen
O delu
organov v osnovni šoli se vodijo zapisniki, in sicer:
1.
zapisniki o sejah učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov in strokovnih
aktivov;
2.
zapisniki
o sejah sveta staršev šole;
3.
zapisniki
o sejah sveta šole.
F)
Spričevala, potrdila in obvestila, ki jih izdaja osnovna
šola
8. člen
Učencem
v osnovni šoli se izdajajo:
1.
spričevalo z opisnimi ocenami za učence prvega in drugega razreda, ki so opisno
ocenjeni v skladu s pravilnikom o preverjanju, ocenjevanju in napredovanju
učencev v osnovni šoli;
2. izkaz o
šolskem uspehu v katerega se vpišejo učenčeve ocene ob zaključku šolskega leta
in učenčev splošni uspeh;
3.
spričevalo o končanem razredu osnovne šole; izda se učencu, ki je izpolnil
osnovnošolsko obveznost, ni pa končal osnovne šole;
4.
spričevalo o končani osnovni šoli; izda se učencu; ki je končal osnovno
šolo;
5. potrdilo
o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti; izda se na zahtevo učenca, ki je izpolnil
osnovnošolsko obveznost; ni pa končal osnovne šole;
6.
obvestilo o vzgojnem ukrepu;
7. potrdilo
o šolanju učenca, ki ga osnovna šola izda učencu zaradi uveljavitve pravic po
drugih predpisih;
8.
obvestilo o doseženem uspehu učenca osmega razreda pri skupinskem preverjanju
znanja;
9.
obvestilo o učnem uspehu učenca ob koncu ocenjevalnega obdobja med šolskim
letom;
10.
obvestilo ob prestopu ali prešolanju učenca na drugo osnovno šolo med šolskim
letom, ki obsega podatke o učencu in ocene iz posameznih
predmetov;
11.
kolesarska izkaznica, s katero šola potrjuje, da je učenec uspešno opravil
kolesarski izpit,
12.
soglasja staršev o:
– hitrejšem
napredovanju učenca,
– prešolanju
učenca,
– prihajanju in
odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let,
– zbiranju
osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne
pomoči,
– zbiranju
osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih
učenca;
13. druga
obvestila staršem.
8.a člen
Šola
javne listine iz 1., 2., 3., 4., 5.,
Šola
izda nadomestno javno listino, če tisti, ki jo zahteva, dokaže, da je zaradi
izgube, uničenja, poškodovanja ali odtujitve v Uradnem listu Republike Slovenije
preklicana veljavnost izvirnika.
Nadomestna
javna listina se izda na obrazcu »Izpis iz evidence«, razen v primeru iz prvega
in tretjega odstavka 12.a člena tega pravilnika.
V
evidenci o izdanih javnih listinah se vpišejo podatki o izdani nadomestni javni
listini in na podlagi predloženega dokazila podatki o preklicu izvirnika v
Uradnem listu Republike Slovenije.
9. člen
Dokumentacija iz tega pravilnika
se vodi na predpisanih obrazcih.
Obrazce
iz
III.
VODENJE DOKUMENTACIJE
10. člen
Osnovne
šole morajo, voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih
podatkov v skladu s predpisi.
11. člen
Pri
vodenju šolske dokumentacije mora osnovna šola upoštevati tudi določila tega
pravilnika o shranjevanju dokumentacije.
Osnovna
šola trajno hrani:
1. matično
knjigo,
2. matične
liste,
3. šolsko
kroniko,
4. letni
delovni načrt šole,
5. letna
organizacijska poročila,
6. zapisnike
sej učiteljskega zbora,
7. zapisnike
sej sveta šole.
Osnovna
šola eno leto po zaključku šolanja učenca hrani:
1. zapisnike
komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo,
2. vpisne
liste,
3. osebne mape
učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje,
4. zbirne športnovzgojne kartone,
5. dnevnike,
6. redovalnice,
7. zapisnike o
popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev,
8. soglasja
staršev.
Osnovna
šola najmanj 5 let hrani:
1. zapisnike
sej strokovnih aktivov,
2. zapisnike
sej sveta staršev,
3. zapisnike
sej oddelčnih učiteljskih zborov.
Osnovna
šola do konca šolskega leta hrani:
1. letne
priprave strokovnih delavcev na vzgojno-izobraževalno delo,
2. učiteljeve
priprave na pouk,
3. mapo
vzgojnih ukrepov.
Osebni
športnovzgojni karton šola izroči učencu ob zaključku
šolanja.
11.a člen
Ne
glede na roke shranjevanja, določene s tem pravilnikom, je šola dolžna v rokih
in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki
je arhivskega pomena.
Dokumentacijo,
ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do
izročitve pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o
arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.
Šola
lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in
shranjevanje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za
več šol na določenem območju.
11.b člen
Šola
je dolžna zbrisati oziroma uničiti osebne podatke, vsebovane v šolski
dokumentaciji, po preteku predpisanega roka hranjenja, tako da ni več mogoče
ugotoviti njihove vsebine oziroma jih ponovno uporabljati.
Za
brisanje podatkov iz računalniško vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda
brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih
podatkov.
Osebni
podatki iz dokumentacije, ki se vodi na klasičen način, se uničijo na način, ki
onemogoča čitanje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede
komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter
predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to
izvedla.
Šola
na enak način, kot je navedeno v prejšnjih odstavkih, uniči tudi neveljavno,
neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.
12. člen
Šola
na zahtevo posameznika izda naslednje nadomestne javne listine: spričevalo o
končanem razredu osnovne šole, spričevalo o končani osnovni šoli, potrdilo o
izpolnjeni osnovnošolski obveznosti in obvestilo o doseženem uspehu učenca
osmega razreda pri skupinskem preverjanju znanja.
Šola
izda nadomestne javne listine iz prejšnjega odstavka na posebnem obrazcu v
obliki izpisa iz evidence; ta mora poleg predpisanih podatkov vsebovati še
klavzulo, da je javna listina nadomestna in enakovredna izvirniku, podatke o
izpisu in izvirniku javne listine (številka in datum izdaje) ter oznako
evidence, iz katere so podatki povzeti.
Izdajatelj
nadomestne javne listine navede ime šole oziroma pravnega naslednika, ki
razpolaga z ustrezno evidenco, ne glede na to, kdo je bil oziroma kako se je
imenoval izdajatelj izvirnika javne listine. Izpisek podpiše pooblaščena oseba
izdajatelja in potrdi pristnost listine s pečatom
izdajatelja.
12.a člen
Nadomestni
izkaz šola izda učencu v času njegovega osnovnošolskega izobraževanja na obrazcu
za izkaz o šolskem uspehu, ki mora biti opremljen s klavzulo, da je ta izkaz
nadomesten.
Če
posameznik ni več vključen v osnovno šolo, šola na njegovo zahtevo izda
nadomestni izkaz v obliki izpisa iz evidence za posamezne končane razrede
osnovne šole.
Nadomestno
kolesarsko izkaznico šola izda na obrazcu za kolesarsko izkaznico, ki mora biti
opremljen s klavzulo, da je ta izkaznica nadomestna.
13. člen
Če je
spričevalo izgubljeno ali uničeno in ni ohranjen arhiv osnovne šole,
ministrstvo, pristojno za šolstvo, v skladu z zakonom o splošnem upravnem
postopku izda potrdilo, da je učenec obiskoval osnovno
šolo.
14. člen
Obrazci, ki jih predpiše
minister, se smejo prodajati vzgojno-izobraževalnim zavodom, ki izvajajo program
osemletne osnovne šole.
15. člen
Ta
pravilnik se smiselno uporablja tudi v šolah in zavodih za vzgojo in
izobraževanje otrok s posebnimi potrebami in šolah, ki izvajajo osnovnošolsko
izobraževanje odraslih.
IV.
PREHODNI IN KONČNI DOLOČBI
16. člen
Z dnem,
ko začne veljati ta pravilnik, prenehajo veljati določbe pravilnika o pedagoški
dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list SRS, št. 20/80, 16/82, 7/87 in Uradni
list RS, št. 44/92).
Do
uveljavitve novih obrazcev se smejo v dokumentacijo na doslej veljavnih obrazcih
vpisovati o učencih in starših le podatki, ki jih določa 95. člen zakona o
osnovni šoli.
17. člen
Ta pravilnik začne veljati 1.
septembra 1996.
Št.
603-30/96
Ljubljana, dne 28. maja
1996.
dr.
Minister za šolstvo in šport