Uradni
list SRS, št. 20/80, 16/82, 7/87, RS,
št. 44/92, 11/99, 27/2002, 82/2003
Velja od
16.8.1980
Na
podlagi 86. člena v povezavi s 111. členom zakona o osnovni šoli (Uradni list
RS, št.12/96) minister, pristojen za šolstvo. izdaja
PRAVILNIK
o dokumentaciji v osnovni šoli
I. SPLOŠNE
DOLOČBE
1. člen
Ta
pravilnik določa dokumentacijo, ki jo mora osnovna šola voditi oziroma izdajati
učencem, ki se v skladu s 111. členom zakona o osnovni šoli vpisujejo oziroma
so vpisani v program življenja in dela osnovne šole.
1.a
člen
Zbirke osebnih podatkov, ki
jih v skladu z zakonom vodi osnovna šola, se vodijo v predpisani dokumentaciji.
Dokumentacija se vodi v
obliki izpisa na papir, hkrati pa se lahko vodi tudi v elektronski obliki.
Če šola vodi dokumentacijo
v elektronskem mediju v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko
opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na
njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
Šola mora dokumentacijo, ki
jo vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, in sicer tako v
elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.
2. člen
Osnovna šola poleg dokumentacije, določene s tem
pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.
II. VRSTE
DOKUMENTACIJE
A)
Knjige in splošni dokumenti osnovne šole
3. člen
Knjige in
splošni dokumenti osnovne šole so:
1. matična
knjiga, v katero se vpisujejo podatki o učencih ter njihovem šolanju od vstopa
do zaključka šolanja v osnovni šoli oziroma do prestopa ali prešolanja učenca na
drugo šolo; podružnične osnovne šole lahko samostojno vodijo matično knjigo;
2. šolska
kronika, v katero osnovne šole po kronološkem redu vpisujejo važnejše dogodke,
pomembne za delo šole.
3. letno
organizacijsko poročilo, v katerega se vpisujejo splošni podatki o osnovni šoli
ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega
dela.
4.
letni delovni načrt osnovne šole, v katerem se določijo vsebina, obseg in
razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in
učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev interesnih in drugih
dejavnosti, ki jih izvaja šola.«
B)
Dokumentacija o delu oddelkov v osnovni šoli
4. člen
Podatki o
delu v oddelkih se za vsak oddelek in za vsako šolsko leto posebej vpisujejo v:
1. dnevnik
dela;
2.
redovalnico;
3. mapo
vzgojnih ukrepov;
4. zbirni športnovzgojni karton.
C)
Dokumentacija o učencih v osnovni šoli
5. člen
O učencih
v osnovni šoli se vodijo naslednji dokumenti:
1. vpisni
list za otroke, ki se vpisujejo v prvi razred;
2. matični
list za vsakega učenca osnovne šole od vstopa v šolo do zaključka šolanja v
osnovni šoli.
Če učenec
prestopi ali se prešola na drugo osnovno šolo, pošlje šola matični list šoli,
na katero se učenec vpiše.
Matične
liste hranijo šole, kjer so učenci končali šolanje;
3. osebna
mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, s podatki iz 4. točke 95.
člena zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št.12/96);
4. osebni športnovzgojni karton, v
katerega se vpisujejo podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških
značilnostih učenca; osnovna šola ga izpolnjuje za učence, za katere pridobi
soglasje staršev; ministrstvo,
pristojno za šolstvo, izda podrobnejša navodila za izpolnjevanje športnovzgojnega kartona v posebni publikaciji;
5. zapisnik
komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo;
6. zapisnik o
popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev.
D)
Dokumentacija o delu strokovnih delavcev
6. člen
Strokovni
delavci v osnovni šoli vodijo:
1. letno
pripravo strokovnega delavca na vzgojno-izobraževalno delo;
2. učiteljevo
pripravo na pouk.
E)
Dokumentacija o delu organov
7. člen
O delu
organov v osnovni šoli se vodijo zapisniki, in sicer:
1. zapisniki
o sejah učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov in strokovnih aktivov;
2. zapisniki o sejah sveta staršev šole;
3. zapisniki o sejah sveta šole.
F)
Spričevala, potrdila in obvestila, ki jih izdaja osnovna šola
8. člen
Učencem v
osnovni šoli se izdajajo:
1. spričevalo
z opisnimi ocenami za učence prvega in drugega razreda, ki so opisno ocenjeni v
skladu s pravilnikom o preverjanju, ocenjevanju in napredovanju učencev v
osnovni šoli;
2. izkaz o
šolskem uspehu v katerega se vpišejo učenčeve ocene ob zaključku šolskega leta
in učenčev splošni uspeh;
3. spričevalo
o končanem razredu osnovne šole; izda se učencu, ki je izpolnil osnovnošolsko
obveznost, ni pa končal osnovne šole;
4. spričevalo
o končani osnovni šoli; izda se učencu; ki je končal osnovno šolo;
5. potrdilo o
izpolnjeni osnovnošolski obveznosti; izda se na zahtevo učenca, ki je izpolnil
osnovnošolsko obveznost; ni pa končal osnovne šole;
6. obvestilo
o vzgojnem ukrepu;
7. potrdilo o
šolanju učenca, ki ga osnovna šola izda učencu zaradi uveljavitve pravic po
drugih predpisih;
8. obvestilo
o doseženem uspehu učenca osmega razreda pri skupinskem preverjanju znanja;
9. obvestilo
o učnem uspehu učenca ob koncu ocenjevalnega obdobja med šolskim letom;
10. obvestilo
ob prestopu ali prešolanju učenca na drugo osnovno šolo med šolskim letom, ki
obsega podatke o učencu in ocene iz posameznih predmetov;
11. kolesarska izkaznica, s
katero šola potrjuje, da je učenec uspešno opravil kolesarski izpit,
12. soglasja staršev o:
– hitrejšem
napredovanju učenca,
– prešolanju
učenca,
– prihajanju
in odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let,
– zbiranju
osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči,
– zbiranju osebnih podatkov o gibalnih
sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca;
13. druga
obvestila staršem.
8.a
člen
Šola javne
listine iz 1., 2., 3., 4., 5.,
Šola izda
nadomestno javno listino, če tisti, ki jo zahteva, dokaže, da je zaradi izgube,
uničenja, poškodovanja ali odtujitve v Uradnem listu Republike Slovenije
preklicana veljavnost izvirnika.
Nadomestna javna
listina se izda na obrazcu »Izpis iz evidence«, razen v primeru iz prvega in
tretjega odstavka 12.a člena tega pravilnika.
V evidenci o
izdanih javnih listinah se vpišejo podatki o izdani nadomestni javni listini in
na podlagi predloženega dokazila podatki o preklicu izvirnika v Uradnem listu
Republike Slovenije.
9. člen
Dokumentacija
iz tega pravilnika se vodi na predpisanih obrazcih.
Obrazce iz
III. VODENJE
DOKUMENTACIJE
10. člen
Osnovne
šole morajo, voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih
podatkov v skladu s predpisi.
11. člen
Pri vodenju šolske
dokumentacije mora osnovna šola upoštevati tudi določila tega pravilnika o
shranjevanju dokumentacije.
Osnovna šola trajno hrani:
1. matično
knjigo,
2. matične
liste,
3. šolsko
kroniko,
4. letni
delovni načrt šole,
5. letna
organizacijska poročila,
6. zapisnike
sej učiteljskega zbora,
7. zapisnike
sej sveta šole.
Osnovna šola eno leto po
zaključku šolanja učenca hrani:
1. zapisnike
komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo,
2. vpisne
liste,
3. osebne mape
učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje,
4. zbirne športnovzgojne kartone,
5. dnevnike,
6. redovalnice,
7. zapisnike o
popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev,
8. soglasja
staršev.
Osnovna šola najmanj 5 let
hrani:
1. zapisnike
sej strokovnih aktivov,
2. zapisnike
sej sveta staršev,
3. zapisnike
sej oddelčnih učiteljskih zborov.
Osnovna šola do konca
šolskega leta hrani:
1. letne
priprave strokovnih delavcev na vzgojno-izobraževalno delo,
2. učiteljeve
priprave na pouk,
3. mapo
vzgojnih ukrepov.
Osebni športnovzgojni
karton šola izroči učencu ob zaključku šolanja.
11.a člen
Ne glede na roke
shranjevanja, določene s tem pravilnikom, je šola dolžna v rokih in po
navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je
arhivskega pomena.
Dokumentacijo, ki jo šola
trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve
pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem
gradivu in varstvu osebnih podatkov.
Šola lahko v soglasju z
ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in shranjevanje dokumentacije
zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem
območju.
11.b člen
Šola je dolžna zbrisati
oziroma uničiti osebne podatke, vsebovane v šolski dokumentaciji, po preteku
predpisanega roka hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine
oziroma jih ponovno uporabljati.
Za brisanje podatkov iz
računalniško vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda brisanja podatkov, ki
onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov.
Osebni podatki iz
dokumentacije, ki se vodi na klasičen način, se uničijo na način, ki onemogoča
čitanje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede komisijsko,
o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu
uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.
Šola na enak način, kot je
navedeno v prejšnjih odstavkih, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma
poškodovano dokumentacijo.
12. člen
Šola na zahtevo
posameznika izda naslednje nadomestne javne listine: spričevalo o končanem
razredu osnovne šole, spričevalo o končani osnovni šoli, potrdilo o izpolnjeni
osnovnošolski obveznosti in obvestilo o doseženem uspehu učenca osmega razreda
pri skupinskem preverjanju znanja.
Šola izda
nadomestne javne listine iz prejšnjega odstavka na posebnem obrazcu v obliki
izpisa iz evidence; ta mora poleg predpisanih podatkov vsebovati še klavzulo,
da je javna listina nadomestna in enakovredna izvirniku, podatke o izpisu in
izvirniku javne listine (številka in datum izdaje) ter oznako evidence, iz
katere so podatki povzeti.
Izdajatelj nadomestne
javne listine navede ime šole oziroma pravnega naslednika, ki razpolaga z
ustrezno evidenco, ne glede na to, kdo je bil oziroma kako se je imenoval
izdajatelj izvirnika javne listine. Izpisek podpiše pooblaščena oseba
izdajatelja in potrdi pristnost listine s pečatom izdajatelja.
12.a
člen
Nadomestni izkaz
šola izda učencu v času njegovega osnovnošolskega izobraževanja na obrazcu za
izkaz o šolskem uspehu, ki mora biti opremljen s klavzulo, da je ta izkaz
nadomesten.
Če posameznik ni
več vključen v osnovno šolo, šola na njegovo zahtevo izda nadomestni izkaz v
obliki izpisa iz evidence za posamezne končane razrede osnovne šole.
Nadomestno
kolesarsko izkaznico šola izda na obrazcu za kolesarsko izkaznico, ki mora biti
opremljen s klavzulo, da je ta izkaznica nadomestna.
13. člen
Če je
spričevalo izgubljeno ali uničeno in ni ohranjen arhiv osnovne šole,
ministrstvo, pristojno za šolstvo, v skladu z zakonom o splošnem upravnem
postopku izda potrdilo, da je učenec obiskoval osnovno šolo.
14. člen
Obrazci,
ki jih predpiše minister, se smejo prodajati vzgojno-izobraževalnim zavodom, ki
izvajajo program osemletne osnovne šole.
15. člen
Ta
pravilnik se smiselno uporablja tudi v šolah in zavodih za vzgojo in
izobraževanje otrok s posebnimi potrebami in šolah, ki izvajajo osnovnošolsko
izobraževanje odraslih.
IV.
PREHODNI IN KONČNI DOLOČBI
16. člen
Z dnem,
ko začne veljati ta pravilnik, prenehajo veljati določbe pravilnika o pedagoški
dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list SRS, št. 20/80, 16/82, 7/87 in Uradni
list RS, št. 44/92).
Do
uveljavitve novih obrazcev se smejo v dokumentacijo na doslej veljavnih
obrazcih vpisovati o učencih in starših le podatki, ki jih določa 95. člen
zakona o osnovni šoli.
17. člen
Ta pravilnik začne veljati 1. septembra 1996.
Št. 603-30/96
Ljubljana, dne 28. maja 1996.
dr.
Minister za šolstvo in šport