Uradni list RS, št. 61/2005

Velja od 1.7.2005

Na podlagi 86. člena zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 23/05 – uradno prečiščeno besedilo in 53/05) minister za šolstvo in šport izdaja

PRAVILNIK o dokumentaciji v devetletni osnovni šoli

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen
(vsebina pravilnika)

Ta pravilnik določa dokumentacijo, ki se vodi oziroma izdaja za program devetletne osnovne šole, za prilagojene izobraževalne programe devetletne osnovne šole, za posebni program vzgoje in izobraževanja, za izobraževalni program osnovne šole za odrasle ter za vzgojne programe.

2. člen
(način vodenja dokumentacije)

Zbirke osebnih podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi osnovna šola, zavod za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, organizacija za izobraževanje odraslih (v nadaljnjem besedilu: šola), se vodijo v predpisani dokumentaciji. Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.

Dokumentacija se vodi v obliki izpisa na papir, hkrati pa se lahko vodi tudi v elektronski obliki.

Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.

Šola mora dokumentacijo, ki jo vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah v elektronski obliki in v izpisu na papir.

3. člen
(dokumentacija v skladu z drugimi predpisi)

Osnovna šola poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.

II. VRSTE DOKUMENTACIJE

4. člen
(vrste dokumentacije)

Šola vodi oziroma izdaja naslednjo dokumentacijo:

1. knjige in splošne dokumente,

2. dokumentacijo o delu organov,

3. dokumentacijo o delu strokovnih delavcev,

4. dokumentacijo o delu oddelkov/skupin (v nadaljnjem besedilu: oddelkov),

5. dokumentacijo o učencih,

6. javne listine,

7. drugo dokumentacijo.

Dokumenti, ki jih vsebuje dokumentacija iz prejšnjega odstavka, so določeni v prilogi, ki je sestavni del tega pravilnika in vsebuje:

– naziv dokumenta,

– vsebino dokumenta,

– podatek, ali se dokument vodi na predpisanem obrazcu, ki ga določi minister, pristojen za šolstvo (v nadaljnjem besedilu: minister),

– čas hranjenja dokumenta.

Obrazci dokumentov, ki jih v skladu s tem pravilnikom določi minister, so lahko objavljeni tudi na spletnih straneh ministrstva, pristojnega za šolstvo.

III. JAVNE LISTINE

5. člen
(vsebina javnih listin)

Vsaka javna listina, ki jo izda šola, mora vsebovati ime in sedež šole, evidenčno številko, kraj in datum izdaje, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole.

Javno listino v imenu šole podpiše uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v sodni register, v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom šole (direktor, ravnatelj oziroma pomočnik ravnatelja), sopodpiše pa jo strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba, če je v obrazcu listine to predvideno.

6. člen
(potrdila)

Na zahtevo učenca šola izda potrdilo o šolanju zaradi uveljavljanja pravic v skladu z drugimi predpisi.

Na zahtevo učenca, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa zaključil osnovne šole, šola izda potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti učenca.

7. člen
(nadomestne javne listine)

Šola javno listino izda v izvirniku le enkrat.

Šola izda nadomestno javno listino, če tisti, ki jo zahteva, dokaže, da je zaradi izgube, uničenja, poškodovanja ali odtujitve v Uradnem listu Republike Slovenije preklicana veljavnost izvirnika.

Šola izda naslednje nadomestne javne listine: spričevalo z opisnimi ocenami, spričevalo s številčnimi ocenami, zaključno spričevalo in potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti.

Šola izda nadomestne javne listine iz prejšnjega odstavka na obrazcu za izpis iz evidence.

8. člen
(nadomestna kolesarska izkaznica)

Ne glede na določbe prejšnjega člena šola izda na zahtevo učenca nadomestno kolesarsko izkaznico na obrazcu za kolesarsko izkaznico, ki mora biti opremljen z navedbo, da je ta izkaznica nadomestna.

9. člen
(izdaja novega spričevala zaradi spremembe ocen po ugovoru)

Učencu, ki mu je bila po ugovoru ocena izboljšana, šola izda novo spričevalo, v katerem se navedejo ocene iz vseh predmetov in ocena splošnega učnega uspeha. Datum izdaje novega spričevala je datum določitve zadnje ocene iz predmeta oziroma ocene splošnega učnega uspeha.

10. člen
(izdaja spričevala po opravljanju popravnih, razrednih oziroma predmetnih izpitov)

Učencu, ki ima pravico opravljati popravni, razredni oziroma predmetni izpit, šola ob koncu pouka izda spričevalo z ocenami iz vseh predmetov, brez ocene splošnega učnega uspeha. Po opravljenem izpitu šola učencu izda novo spri čevalo z ocenami iz vseh predmetov in z oceno splošnega učnega uspeha. Datum izdaje novega spričevala je datum opravljanja izpita oziroma določitve ocene splošnega učnega uspeha.

11. člen
(potrdilo, izdano v upravnem postopku)

Če je spričevalo izgubljeno ali uničeno in ni ohranjen arhiv šole, ministrstvo v skladu z zakonom o splošnem upravnem postopku izda potrdilo, da je učenec obiskoval osnovno šolo.

IV. VODENJE DOKUMENTACIJE

12. člen
(sestavine dokumentov)

Vsak dokument mora vsebovati ime in sedež šole, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole.

13. člen
(popravljanje podatkov v dokumentih)

Če se naknadno ugotovi, da so podatki v dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, šola podatke ustrezno dopolni oziroma popravi. Šola podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom in podpisom odgovorne osebe ter obrazložitev zapiše v opombe.

14. člen
(posredovanje dokumentacije)

Če se učenec prešola na drugo šolo, pošlje šola matični list in osebni športnovzgojni karton šoli, na katero se učenec prešola. Navedena dokumentacija se drugi šoli posreduje na podlagi pisnega zaprosila.

15. člen
(izročitev osebnega športnovzgojnega kartona)

Šola izroči učencu osebni športnovzgojni karton ob zaključku šolanja.

16. člen
(arhivsko gradivo)

Ne glede na roke hranjenja, določene v prilogi, mora šola v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena.

Dokumentacijo, ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov.

Šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in hranjenje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.

17. člen
(uničenje dokumentacije)

Šola mora uničiti dokumentacijo z osebnimi podatki po preteku predpisanega roka hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine.

Za brisanje podatkov iz elektronsko vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov.

Dokumentacija v obliki izpisa na papir se uniči na način, ki onemogoča čitanje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.

Šola na enak način, kot je navedeno v prejšnjih odstavkih, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.

18. člen
(smiselna uporaba dokumentacije)

Dokumentacija, ki jo določa ta pravilnik, se v šolah in zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s posebnimi potrebami ter za učence, ki se izobražujejo na domu, uporablja smiselno.

19. člen
(uporaba dokumentacije v osnovni šoli za odrasle)

Šole, ki izvajajo osnovnošolsko izobraževanje odraslih, vodijo in izdajajo na predpisanih obrazcih matično knjigo, matični list in javne listine.

Ostala dokumentacija, ki jo določa ta pravilnik, se za osnovnošolsko izobraževanje odraslih uporablja smiselno. Obrazce določijo šole same v skladu z določbami tega pravilnika.

20. člen
(uporaba obrazcev)

Obrazce, ki jih predpiše minister, smejo uporabljati samo vzgojno-izobraževalni zavodi, ki izvajajo program iz 1. člena tega pravilnika.

IV. KONČNI DOLOČBI

21. člen
(prenehanje veljavnosti predpisa)

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o dokumentaciji v 9-letni osnovni šoli (Uradni list RS, št. 64/99, 27/02 in 82/03), uporablja pa se do začetka uporabe tega pravilnika.

22. člen
(uveljavitev pravilnika)

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 1. septembra 2005.

Št. 011-03-15/2005 Ljubljana, dne 9. junija 2005.

EVA 2005-3311-0015 Dr. Milan Zver l. r.

Minister za šolstvo in šport

PRILOGA

Zap. št.	Naziv dokumenta	Vsebina dokumenta	Obrazec predpiše minister	Čas hranjenja
1. Knjige in splošni dokumenti
1.1.	matična knjiga	podatki o učencih (ime in priimek, EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, državljanstvo) ter podatki o njihovem šolanju od vstopa do zaključka šolanja v osnovni šoli oziroma do prešolanja učenca na drugo šolo	da	trajno
1.2.	šolska kronika	pomembnejši dogodki šole po kronološkem vrstnem redu	ne	trajno
1.3.	letni delovni načrt	vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev razširjenega programa, ki ga izvaja šola, za vsako šolsko leto	ne	trajno
1.4.	letno organizacijsko poročilo	splošni podatki o osnovni šoli ter podatki o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela v posameznem šolskem letu	da	trajno
1.5.	evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah	evidenčna številka, naziv dokumenta, podatki o učencu, ki mu je izdana listina (ime in priimek ter EMŠO, številka matičnega lista), datum izdaje	ne	trajno
2. Dokumentacija o delu organov
2.1.	zapisniki o sejah: – učiteljskega zbora – sveta šole – oddelčnih učiteljskih zborov	kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotni, dnevni red, navedba razprave in sklepov	ne	trajno
	– strokovnih aktivov – sveta staršev šole – roditeljskih sestankov			5 let
2.2.	razrednikova analiza pedagoškega dela v oddelku	analiza doseženega uspeha po posameznih predmetih z utemeljitvijo v vsakem ocenjevalnem obdobju, ob koncu šolskega leta pa še analiza splošnega učnega uspeha ter podatki o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih	ne	eno leto po zaključku šolanja učencev
3. Dokumentacija o delu strokovnih delavcev
3.1.	letna priprava strokovnega delavca	letna razporeditev ciljev, standardov ter vsebine vzgojno-izobraževalnega in drugega strokovnega dela	ne	do konca šolskega leta
3.2.	sprotna priprava na vzgojnoizobraževalno delo	metodična in vsebinska priprava na vzgojno-izobraževalno delo	ne	do konca šolskega leta
4. Dokumentacija o delu oddelkov
4.1.	dnevnik	podatki o učencih v oddeleku (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, podatki o vključenosti v posamezne oblike vzgojno-izobraževalnega dela na šoli, podatki o izostankih, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o sodelovanju s starši), podatki o hospitacijah v oddelku, podatki o učiteljih, ki poučujejo v oddelku, ter podatki o dnevnem poteku vzgojno-izobraževalnega dela	da	eno leto po zaključku šolanja učencev
4.2.	dnevnik in redovalnica učne skupine	podatki o učencih v skupino, (ime in priimek, razred in oddelek, podatki o izostankih) ter podatki o dnevnem poteku vzgojno-izobraževalnega dela	da	eno leto po zaključku šolanja učencev
4.3.	dnevnik za podaljšano bivanje/jutranje varstvo	podatki o učencih v oddeleku (ime in priimek, razred in oddelek, telefonska številka za nujna sporočila, čas vključenosti v oddelek, podatki o spremstvu pri odhajanju iz šole, podatki o izostankih) ter podatki o dnevnem poteku vzgojnoizobraževalnega dela	da	5 let
4.4.	dnevnik za druge oblike dela z učenci	podatki o učencih v skupini (ime in priimek, razred in oddelek, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o izostankih) ter podatki o dnevnem poteku vzgojno-izobraževalnega dela	da	5 let
4.5.	dnevnik vzgojnega dela	podatki o učencih/dijakih v vzgojni skupini (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, podatki o sodelovanju s pristojnim centrom za socialno delo, podatki o namestitvi, podatki o šolanju, podatki o izostankih), podatki o starših (ime in priimek, prebivališče, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o sodelovanju s starši), podatki o hospitacijah v vzgojni skupini, o vzgojiteljih, ki opravljajo vzgojno delo v vzgojni skupini, ter podatki o dnevnem poteku vzgojnega dela	da	5 let
4.6.	redovalnica z opisnimi ocenami	podatki o učencih v oddelku (ime in priimek, številka matičnega lista) ter opisne ocene učenca po posameznih predmetih za vsa ocenjevalna obdobja in podatki o napredovanju učenca v naslednji razred	ne	eno leto po zaključku šolanja učencev
4.7.	redovalnica s številčnimi ocenami	podatki o učencih v oddelku (ime in priimek, številka matičnega lista) ter številčne ocene učenca po posameznih predmetih za vsa ocenjevalna obdobja, zaključne ocene ter ocena splošnega uspeha	da	eno leto po zaključku šolanja učencev
4.8.	mapa vzgojnih ukrepov	podatki o izrečenih vzgojnih ukrepih v oddelku (številka in datum obvestila o vzgojnem ukrepu, datum izreka vzgojnega ukrepa, vrsta vzgojnega ukrepa, datum izbrisa vzgojnega ukrepa ter en izvod vzgojnega ukrepa), šolsko leto	ne	1 leto
4.9.	zbirni športnovzgojni karton	podatki o učencih v oddelku (ime in priimek, datum rojstva, spol) ter podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju	da	eno leto po zaključku šolanja učencev
5. Dokumentacija o učencih
5.1	vpisni list	podatki o otroku (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem) ter podatki o starših (ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka za nujna sporočila)	da	2 leti
5.2.	matični list	podatki o učencu (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo), podatki o starših (ime in priimek, prebivališče), podatki o šolanju učenca od vstopa do zaključka šolanja v osnovni šoli (ocene predmetov in ocena splošnega uspeha v posameznem razredu, podatki o napredovanju, izostankih učenca ter datum izdaje spričevala), podatki o prestopu ali prešolanju učenca na drugo šolo	da	trajno
5.3.	osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje	ime in priimek, datum rojstva, spol in prebivališče ter družinska in socialna anamneza, razvojna anamneza, diagnostični postopki, postopki strokovne pomoči in strokovna mnenja drugih inštitucij (centrov za socialno delo, zdravstvenih inštitucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic), dokumentacija v zvezi s postopki usmerjanja učenca s posebnimi potrebami	da	do zaključka šolanja učencev
5.4.	zapisnik komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo	podatki o otroku (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče), člani komisije, datum, postopki ugotavljanja pripravljenosti ter ugotovitve komisije	ne	2 leti
5.5.	zapisnik o popravnih, razrednem in predmetnih izpitih učencev	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, razred in oddelek), datum in čas opravljanja ustnega in/ali pisnega izpita, predmeti, pri katerih opravlja izpit, naloge ter pridobljene ocene, člani izpitne komisije	ne	eno leto po zaključku šolanja učencev
5.6.	zapisnik o ocenjevanju učenca, ki se izobražuje na domu	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, razred in oddelek), datum in čas opravljanja ustnega in/ali pisnega izpita, predmeti, pri katerih opravlja izpit, naloge ter pridobljene ocene, člani izpitne komisije	ne	eno leto po zaključku šolanja učencev
5.7.	osebni športnovzgojni karton	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, spol) ter podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju za posamezno šolsko leto	da	do zaključka šolanja učenca
6. Javne listine
6.1.	spričevalo z opisnimi ocenami	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, opisne ocene pri posameznih predmetih, podatki o napredovanju	da	/
6.2.	spričevalo s številčnimi ocenami	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, ocena splošnega uspeha, podatki o napredovanju	da	/
6.3.	zaključno spričevalo	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, ocena splošnega uspeha, dosežki učenca pri nacionalnem preverjanju znanja ter navedba, da je učenec izpolnil osnovnošolsko obveznost	da	/
6.4.	potrdilo o šolanju	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto	da	/
6.5.	potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva), trajanje šolanja v osnovni šoli od vstopa do zaključka, navedba šolskega leta, v katerem je učenec uspešno končal razred, in dosežen splošni uspeh v tem razredu	da	/
6.6.	kolesarska izkaznica	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva), fotografija učenca ter dovoljenje staršev, da se učenec vozi s kolesom v prometu	da	/
6.7.	izpis iz evidence	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva), podatki iz izvirne javne listine in klavzula, da je to nadomestna javna listina in enakovredna izvirniku, ter podatki o izvirni javni listini (naziv, evidenčna številka ter kraj in datum izdaje)	da	/
7. Druga dokumentacija
7.1.	obvestilo o dosežkih pri nacionalnem preverjanju znanja ob koncu drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, dosežki učenca pri nacionalnem preverjanju znanja, kraj in datum izdaje	da	/
7.2.	obvestilo o učnem uspehu ob koncu ocenjevalnih obdobij med šolskim letom	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocenjevalno obdobje, ocene pri posameznih predmetih, število ur izostankov učenca, kraj in datum izdaje	ne	/
7.3.	potrdilo z opisno oceno napredka ob koncu šolskega leta za učenca, ki je vključen v posebni program vzgoje in izobraževanja	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, stopnja), šolsko leto, opisna ocena napredka po posameznih področjih, evidenčna številka, kraj in datum izdaje	ne	/
7.4.	zaključno potrdilo, potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti z opisno oceno dosežkov za učenca, ki je končal posebni program vzgoje in izobraževanja	podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, stopnja), šolsko leto, opisna ocena dosežkov, evidenčna številka, kraj in datum	ne	/
7.5.	obvestilo o vzgojnem ukrepu	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, vrsta vzgojnega ukrepa, kraj in datum	da	do izbrisa ukrepa
7.6.	obvestilo ob prešolanju na drugo osnovno šolo med šolskim letom	podatki o učencu (ime in priimek, EMŠO, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene pri posameznih predmetih, število ur izostankov učenca	ne	do konca šolskega leta
7.7.	obvestilo o: – izbiri ravni zahtevnosti in obvestilo o spremembi ravni zahtevnosti, – o izbirnih predmetih, za katere se je učenec odločil	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, podatki o starših (ime in priimek, prebivališče), odločitev o izbiri, kraj in datum, podpis staršev	ne	do konca šolskega leta
7.8.	soglasje staršev o: – ponavljanju učenca v prvem in drugem vzgojnoizobraževalnem obdobju, – hitrejšem napredovanju učenca, – prešolanju učenca	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, podatki o starših (ime in priimek, prebivališče), soglasje, kraj in datum, podpis staršev	ne	eno leto po zaključku šolanja učencev
	– prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let			do konca šolskega leta
	– zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči, – zbiranju osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca		da	eno leto po zaključku šolanja učencev
7.9.	prijava k nacionalnemu preverjanju znanja ob koncu drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja	podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, kraj in datum, podpis staršev	ne	do konca šolskega leta
7.10	druga obvestila staršem	vsebina obvestila, kraj in datum	ne	/