ARHIVI V REPUBLIKI SLOVENIJI -
ZAKLADNICE VIROV ZA RODOSLOVNA RAZISKOVANJA
mag. Vladimir Žumer
1. Uvod
2. Javni arhivi v Republiki Sloveniji
2.1. Državni arhivi
2.1.1. Arhiv Republike Slovenije
2.1.2. Pokrajinski državni arhivi
2.2. Drugi javni arhivi
3. Zasebni arhivi v Republiki Sloveniji
4. Uporaba arhivskega gradiva v arhivih
4.1. Dostopnost do arhivskega gradiva
4.2. Čitalniški red
5. Arhivsko gradivo za rodoslovne raziskave v Arhivu Republike Slovenije
6. Vodniki po fondih in zbirkah slovenskih arhivov
7. Nazivi in naslovi javnih in zasebnih arhivov v Republiki Sloveniji
1. UVOD
Arhivsko gradivo so najrazličnejši zapisi, ki na slovenskem ozemlju že dobro tisočletje dokumentirajo oziroma izpričujejo življenje institucij, države in družbe, pa tudi njenih posameznikov. Po definiciji arhivskega zakona je arhivsko gradivo izvirno pisano, risano, tiskano, fotografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb in ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo. Ti zgodovinski dokumenti na pergamentu, papirju, filmu, magnetnih, optičnih in drugih nosilcih, vsebujejo številne podatke in informacije o naravi, stvareh, krajih, dogodkih, pojavih in osebah oziroma dokazujejo tisto, kar se je zgodilo in zapisalo o naši preteklosti in sedanjosti. Med te dokumente sodijo vsekakor tudi številni zapisi kot na primer listine, rojstne, poročne in mrliške matične knjige, statusi animarum, urbarji, zemljiški kataster, zemljiške knjige, popisi prebivalstva, domovinske knjige, volilni imeniki, šolske matične knjige, matični listi in številne druge zbirke osebnih podatkov, ki služijo najrazličnejšim rodoslovnim raziskavam.
Arhivsko kulturno dediščino hranijo javni in zasebni arhivi, ki zbirajo, varujejo, strokovno obdelujejo in raziskujejo arhivske vire, predvsem pa omogočajo njihovo uporabo za raziskovalne, študijske, kulturne, upravne, pravne in osebne namene.
2. JAVNI ARHIVI V REPUBLIKI SLOVENIJI
Arhivsko mrežo v Republiki Sloveniji določa Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97), ki je začel veljati aprila 1997. Arhivsko službo opravljajo javni in zasebni arhivi.
Med javnimi arhivi zakon predvideva delovanje državnih arhivov, arhivov lokalnih skupnosti (mest in občin) in drugih javnih arhivov, ki delujejo na podlagi dovoljenja (koncesije) ministra za kulturo.
2.1. Državni arhivi
Med državnimi arhivi v Republiki Sloveniji delujejo:
- Arhiv Republike Slovenije kot osrednji nacionalni arhiv,
- 6 pokrajinskih državnih arhivov, ki se imenujejo:
Zgodovinski arhiv Ljubljana,
Pokrajinski arhiv Maribor,
Zgodovinski arhiv Celje,
Pokrajinski arhiv Koper
Pokrajinski arhiv Nova Gorica in
Zgodovinski arhiv Ptuj.
Pokrajinski državni arhivi so v nazivih obdržali nekdanja imena »zgodovinski« ali »pokrajinski«, čeprav imajo po zakonu enak status in pristojnosti. Zato nas različni nazivi ne smejo motiti. Razlikujejo se edino glede na obseg teritorialne pristojnosti oziroma glede na število območij upravnih enot, ki jih pokrivajo.
2.1.1. ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE
Prvi zametki Arhiva Republike Slovenije kot institucije segajo v leto 1859, ko je Historično društvo za Kranjsko predlagalo, da bi se ustanovil deželni arhiv, medtem ko so arhivsko gradivo do tedaj že zbirali in popisovali različne ustanove, društva in posamezniki. Z dograditvijo stavbe Deželnega, današnjega Narodnega muzeja v Ljubljani, so bili v letu 1887 zgrajeni tudi prostori namenjeni hrambi arhivskega gradiva, kjer so združili vse do tedaj zbrano gradivo. Arhiv je začel delovati kot del Kranjskega deželnega muzeja. V obdobju Kraljevine Jugoslavije je sicer uradno bil leta 1926 ustanovljen državni arhiv, ki pa je še vedno deloval kot organizacijska enota muzeja. 31. oktobra 1945 je Narodna vlada Slovenije ustanovila Osrednji državni arhiv Slovenije kot samostojno institucijo, ki se je v letu 1953 preimenovala v Državni arhiv Ljudske republike Slovenije, leta 1966 v Arhiv Slovenije, leta 1979 v Arhiv Socialistične republike Slovenije in leta 1991 v Arhiv Republike Slovenije. Po vojni je bilo v arhiv vključeno tudi gradivo Federalnega zbirnega centra in pomembne arhivalije, ki so bile predvsem v osemdesetih letih vrnjene iz Avstrije na podlagi arhivskega sporazuma iz leta 1923.
Še pred osamosvojitvijo Slovenije je bil leta 1990 Arhivu RS priključen Zgodovinski arhiv Centralnega komiteja Zveze komunistov Slovenije, leta 1992 Arhiv Inštituta za zgodovino delavskega gibanja oziroma Inštituta za novejšo zgodovino, leta 1998 pa del Arhiva Ministrstva za notranje zadeve, ki vključuje tudi gradivo Slovenske varnostno obveščevalne službe z njenimi predhodniki od leta 1944 do 1990 (VOS, UDBA). V okviru Arhiva RS že dalj časa delujeta Sektor za konserviranje in restavriranje arhivskega gradiva, ki je specializiran predvsem za restavriranje arhivskih dokumentov in knjig na pergamentu in papirju, ter Slovenski filmski arhiv, ki hrani slovenske dokumentarne in igrane filme od leta 1905 do danes.
Arhiv ima od leta 1953 sedež v Gruberjevi palači v Ljubljani, ki jo je poleg bolj znanega Gruberjevega kanala za odvajanje visokih voda z Ljubljanskega barja leta 1773 začel graditi jezuit Gabrijel Gruber kot hidravlično in mehanično šolo. V času Ilirskih provinc so na južnem delu dodali prizidek in s tem porušili baročno simetrijo čelne fasade. V drugi polovici 19. stoletja so na severni strani dozidali Virantovo hišo in jugovzhodni del, ki je bil v 70-tih letih 20. stoletja v celoti predelan, in tako je nastalo trikotno notranje dvorišče. Gruberjeva palača je umetnostno zgodovinski spomenik, saj nam poslikave s štukaturnimi okrasi na stopnišču in v sobah, kapela s Kremser-Schmidtovimi slikami in Herrleinova poslikava stopniščne kupole predstavljajo biser meščanskega baroka v Ljubljani iz zadnje četrtine 18. stoletja, ki ga dopolnjuje še poslikava v čitalnici iz prve polovice 19. stoletja. Že dalj časa ima Arhiv svoje prostore poleg Gruberjeve palače še na dodatnih štirih lokacijah v Ljubljani, na gradu Lisičje ter v Gotenici na Kočevskem.
Arhiv Republike Slovenije od leta 1991 deluje v sestavi Ministrstva za kulturo in ima status državne upravne organizacije. Osnovna naloga Arhiva je zbiranje, varovanje, strokovna obdelava in omogočanje uporabe nacionalne arhivske dediščine Republike Slovenije. Pristojen je za dokumentarno in arhivsko gradivo državnih organov, državnih in javnih podjetij, zavodov in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovi država oziroma, ki delujejo za območje celotne države, za gradivo s področja notranjih in obrambnih zadev na ravni države ter za zasebno arhivsko gradivo, v kolikor ga zasebniki izročijo arhivu v obliki depozita, darila ali odkupa. Nadalje mu je zaupano varovanje filmskega arhivskega gradiva v Republiki Sloveniji, vodenje evidenc arhivskega gradiva za zgodovino Slovencev in Slovenije v tujih arhivih ter vodenje evidence javnih simbolov (grbov in zastav) in uradnih pečatov ter žigov državnih organov in lokalnih skupnosti.
Arhiv opravlja naloge varstva javnega in zasebnega arhivskega gradiva, ki je kulturni spomenik. Hrani 1782 fondov in zbirk od 9. stoletja do leta 1996 z okoli 220 milijoni dokumentov, hranjenih na 22.622 dolžinskih metrih arhivskih polic. Od tega je 14.653 tekočih metrov spisovnega gradiva na papirju, ostalo pa je gradivo na posebnih formatih ali nosilcih (načrti, karte, fotografije, filmi, magnetni in optični zapisi). Zaposlenih je 78 delavcev, skupaj z delavci v Slovenskem filmskem arhivu ter z konzervatorji arhivskega gradiva. Arhivska skladišča in delovne prostore ima Arhiv na sedmih lokacijah v Ljubljani in v Sloveniji. Sedež je na Zvezdarski 1 v Ljubljani (Gruberjeva palača).
Zastopani so fondi in zbirke s področja uprave, pravosodja, vojaštva, orožništva, policije, gospodarstva in bančništva, vzgoje in izobraževanja, kulture, znanosti, športa, informiranja, zdravstva in sociale na ravni države ter nekdanjih najvišjih državnih in avtonomnih organov na deželni in podobni ravni, nadalje hrani arhiv fonde političnih strank in povojnih družbenopolitičnih organizacij, društev in družbenih organizacij, zemljiških gospostev in samostanov, zelo številne osebne in rodbinske fonde ter arhivske zbirke, ki so ločene po vrstah gradiva in po temah.
Med najpomembnejše spada:
- arhivsko gradivo državnih in avtonomnih oblastnih organov na stopnji nekdanjih dežel ali na stopnji Slovenije (od 15. stoletja dalje);
- arhivsko gradivo organov, organizacij in društev s področja gospodarstva, bančništva, zdravstva in socialnega varstva, šolstva, kulture in znanosti, ki so po svojih pravilih delovali za celotno območje današnje Slovenije ali nekdanjih dežel (od 16. stoletja dalje);
- arhivsko gradivo zemljiških gospostev, graščin, rodbin, družin in posameznikov, ki je pomembno za zgodovino (od 13. stoletja dalje);
- arhivsko gradivo v zbirkah: listine (od 12. stoletja dalje), rokopisi (od 9. stoletja dalje), zemljiške knjige (od 18. stoletja dalje), zemljiški katastri (od 18. stoletja dalje), načrti (od 18. stoletja dalje), matične knjige (razen katoliških)...;
- slovenski dokumentarni, animirani in igrani filmi od najstarejšega slovenskega filma iz leta 1905 dalje. Ohranjeno je preko 90% slovenskih filmov ali nad 4000 naslovov.
Arhivsko gradivo je na razpolago uporabnikom v čitalnicah Arhiva na Zvezdarski 1, na Linhartovi 3 a in na Kongresnem trgu 1 v Ljubljani v skladu z arhivskim zakonom, s pravilnikom o uporabi javnega arhivskega gradiva ter s čitalniškim redom Arhiva.
Arhivsko gradivo se v Arhivu uporablja v znanstvene, raziskovalne, kulturne, izobraževalne in publicistične namene. Pravne in fizične osebe lahko arhivsko gradivo uporabljajo tudi v upravne in poslovne namene, če izkažejo pravni interes. Javno arhivsko gradivo, nastalo do leta 1991, je v celoti dostopno za uporabo, razen gradiva, ki vsebuje osebne podatke in podatke, ki se nanašajo na zasebnost posameznika ter arhivskega gradiva zasebnega izvora, ki se uporablja tudi v skladu z določbami zasebnih izročiteljev. Arhiv izdaja občanom za uveljavljanje njihovih pravic, državnim organom in organom lokalnih skupnosti ter drugim pravnim osebam overovljene ali neoverovljene kopije, prepise, izpise in potrdila na podlagi dokumentov, ki jih hrani. V zadnjih desetih letih je Arhiv izdal državljanom Slovenije ogromno kopij in prepisov dokumentov ter potrdil v zvezi z denacionalizacijo in vojno škodo, pridobivanjem statusa žrtev vojnega nasilja, popravo povojnih krivic itd.
Arhiv RS je leta 1999 izdal obsežen VODNIK PO FONDIH IN ZBIRKAH, ki je dostopen tudi na CD ROM ali pa preko INTERNETA (naslov domače strani www.gov.si/ars/index.html), v katerega je vključena računalniška zbirka podatkov o arhivskem gradivu . Arhivsko gradivo je mogoče neposredno uporabljati v arhivskih čitalnicah. Arhiv poleg strokovne obdelave arhivskega gradiva opravlja tudi raziskovalno in kulturno-prosvetno dejavnost (arhivske razstave), evidentira arhivske vire za zgodovino Slovencev v tujih arhivih, se intenzivno vključuje v mednarodno sodelovanje in objavlja publikacije, predvsem arhivske vire (7 do 10 na leto). Štirikrat letno Arhiv izdaja glasilo OBVESTILA in sodeluje pri izdajanju glasila Arhivskega društva in arhivov Slovenije ARHIVI ter pri serijskem objavljanju arhivskega gradiva v publikaciji Arhivskega društva Slovenije VIRI.
2.1.2. POKRAJINSKI DRŽAVNI ARHIVI
Za državno arhivsko gradivo na nižjem nivoju so pristojni pokrajinski državni arhivi, ki varujejo javno arhivsko gradivo državnih in pravosodnih organov, javnih podjetij in javnih zavodov na lokalnem nivoju. Varujejo tudi arhivsko gradivo lokalnih skupnosti s svojega območja (mest in občin), v kolikor te ne ustanovijo lastnih javnih arhivov.
Teritorialna pristojnost pokrajinskih državnih arhivov
Pokrajinski državni arhivi obsegajo območje naslednjih upravnih enot:
Zgodovinski arhiv Celje: Brežice, Celje, Hrastnik, Krško, Laško, Mozirje, Sevnica, Slovenske Konjice, Šentjur pri Celju, Šmarje pri Jelšah, Trbovlje, Velenje, Zagorje ob Savi in Žalec
Pokrajinski arhiv Koper: Ilirska Bistrica, Izola, Koper, Piran, Postojna in Sežana
Zgodovinski arhiv Ljubljana: Cerknica, Črnomelj, Domžale, Grosuplje, Idrija, Jesenice, Kamnik, Kočevje, Kranj, Litija, Ljubljana - Bežigrad, Ljubljana - Center, Ljubljana - Moste - Polje, Ljubljana - Šiška, Ljubljana Vič - Rudnik, Logatec, Metlika, Novo mesto, Radovljica, Ribnica, Škofja Loka, Trebnje, Tržič in Vrhnika
Pokrajinski arhiv Maribor: Dravograd, Gornja Radgona, Lenart, Ljutomer, Maribor - Pesnica, Maribor - Pobrežje, Maribor - Rotovž, Maribor - Ruše, Maribor - Tabor, Maribor - Tezno, Murska Sobota, Radlje ob Dravi, Ravne na Koroškem, Slovenj Gradec in Slovenska Bistrica
Pokrajinski arhiv Nova Gorica: Ajdovščina, Nova Gorica in Tolmin
Zgodovinski arhiv Ptuj: Ormož in Ptuj
2.2. DRUGI JAVNI ARHIVI
Pravico in dolžnost opravljati javno arhivsko službo je z zakonom o lokalnih samoupravi leta 1994 dobilo v Sloveniji tudi 11 mestnih občin oziroma mest, z arhivskim zakonom pa so to pravico dobile tudi vse občine in sicer za varstvo lastnega novo nastajajočega arhivskega gradiva po letu 1995. Več lokalnih skupnosti lahko ustanovi skupni arhiv. Če lokalna skupnost ne ustanovi lastnega javnega arhiva, hrani njeno arhivsko gradivo pokrajinski državni arhiv, ki deluje na njenem območju. Nekatera mesta in občine si v zadnjem času prizadevajo, da bi v svoje bodoče javne arhive iz pokrajinskih državnih arhivov pridobile arhivsko gradivo svojih predhodnikov, to je gradivo mest in občin, nastalo od srednjega veka do leta 1945. Arhivski zakon takšnega vračanja gradiva lokalnim skupnostim ne predvideva, ker ni mogoče dokazati pravne kontinuitete teh ustanov, niti enakih pristojnosti, območja delovanja itd. Takšna razdelitev arhivskega gradiva bi tudi pomenila razpad sedanje uveljavljene in skoraj 30 let ustaljene državne arhivske mreže. Javni arhivi lokalnih skupnosti (mest in občin) trenutno še ne delujejo.
Javno arhivsko službo z dovoljenjem oziroma koncesijo ministra za kulturo samostojno (avtonomno) lahko opravljajo še nekatere ustanove s področja znanosti, visokega šolstva in informiranja, kot na primer obe slovenski univerzi v Ljubljani in Mariboru, nacionalna Radiotelevizija Slovenija (za lastno avdiovizualno gradivo na elektronskih nosilcih), nekateri inštituti Slovenske akademije znanosti in umetnosti in drugi, ki izpolnjujejo za to predpisane pogoje. Mednje sodijo tudi arhivske zbirke nekaterih knjižnic in muzejev, ki pa koncesije zaenkrat še nimajo.
3. ZASEBNI ARHIVI V REPUBLIKI SLOVENIJI
Zakon o arhivskem gradivu in arhivih ter Pravilnik o ravnanju z zasebnim arhivskim gradivom urejata tudi varstvo zasebnega arhivskega gradiva pri zasebnih lastnikih in predpisujeta postopek za razglašanje za kulturni spomenik. Arhivsko gradivo kot kulturni spomenik je namreč ustavno zavarovana nacionalna kulturna vrednota, ki mora biti zavarovana z zakonom ne glede na obliko lastnine ali na vrsto imetnika. Pri tem je potrebno predvsem spoštovati temeljno ustavno določilo o nedotakljivosti zasebne lastnine ter voljo zasebnikov in jo usklajevati z javnim interesom. Kakršnokoli grobo in nasilno poseganje v zasebno lastnino s strani države oziroma javnih arhivov, ima vedno negativne posledice za varstvo zasebnega arhivskega gradiva. Za evidentiranje in za razglašanje zasebnega arhivskega gradiva za kulturni spomenik je potrebno soglasje oziroma prostovoljno sodelovanje zasebnih lastnikov.
Zasebno arhivsko gradivo nastaja pri zasebnih gospodarskih družbah, podjetjih, zavodih, političnih strankah, društvih, verskih skupnostih ter pri posameznikih.
Denacionalizacija in zasebno arhivsko gradivo v javnih arhivih
Zasebno arhivsko gradivo, ki je po letu 1945 z zaplembami, nacionalizacijami ali na kak drug način prišlo v javne arhive, po zakonu o denacionalizaciji iz leta 1991 ni predmet denacionalizacije. Leta 1991 je bila zasebnikom vrnjena le lastninska pravica, ne pa tudi fizična vrnitev njihovega arhivskega gradiva iz javnih arhivov, kar je bila tedaj svojevrstna pravna rešitev. Pred sprejemanjem tega zakona tudi ni bilo zahtevkov za vračanje zasebnega gradiva, kar smatramo lahko kot zaupnico slovenskim arhivom, ki strokovno korektno varujejo in dajejo v uporabo arhivsko gradivo ne glede na lastninski izvor. Ob uporabi zasebnega arhivskega gradiva je namreč potrebno dosledno upoštevati pogoje, ki jih ob izročitvi (darilo, volilo, prodaja, depozit) določi lastnik.
Z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih leta 1997 je zasebno arhivsko gradivo, ki se že nahaja v javnih arhivih, postalo javna lastnina, razen zasebnega gradiva, ki je bilo izročeno arhivom v obliki depozita.
Razglašanje zasebnega gradiva za kulturni spomenik
Evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva opravljajo javni arhivi, ki pripravijo strokovni predlog za razglasitev zasebnega arhivske gradiva za kulturni spomenik in ga predložijo ministru za kulturo v razglasitev. Predlog za evidentiranje in razglasitev lahko poda tudi zasebni imetnik. Razglasitev opravi z odločbo minister za kulturo, ki vodi tudi seznam izdanih pravnomočnih odločb o razglasitvi.
Z razglasitvijo zasebni imetnik pridobi dolžnosti in pravice po arhivskem zakonu. S stališča zasebnega lastnika je pomembno predvsem, da lahko na podlagi odločbe uveljavlja davčne olajšave in kandidira za finančno pomoč države, s stališča javnega interesa pa, da se zasebno arhivsko gradivo lahko uporablja v znanstvene, študijske, kulturne in druge namene ter da se gradivo varuje v skladu z zakonom in drugimi arhivskimi predpisi.
Izvoz in uvoz zasebnega dokumentarnega in arhivskega gradiva
Izvoz in uvoz zasebnega arhivskega gradiva v Republiki Sloveniji je dovoljen, razen izjem. Minister lahko dovoli začasen oziroma trajen izvoz razglašenega zasebnega arhivskega gradiva na predlog lastnika in po predhodnem strokovnem mnenju pristojnega arhiva. Lastnik zasebnega arhivskega gradiva mora v primeru trajnega izvoza dopustiti pristojnemu javnemu arhivu, da ga pred izvozom kopira.
Izjemoma ni dovoljeno izvažati zasebnega arhivskega gradiva, ki ga je zaradi posebnega pomena za znanost in kulturo prepovedano trajno izvoziti v tujino. Seznam tako pomembnega zasebnega arhivskega gradiva izda minister za kulturo, na predlog javnih arhivov. Takšnega seznama trenutno v Sloveniji še nimamo.
Pravilnik regulira tudi izvoz zasebnega dokumentarnega gradiva, za katerega se domneva, da ima lastnosti zasebnega arhivskega gradiva. Ker je praktično nemogoče določiti konkretne oprijemljive kriterije, ki bi jih cariniki lahko smiselno uporabljali, se šteje za tako gradivo vsako zasebno dokumentarno gradivo, ki je starejše od 30 let. To so na primer zapisniki, poročila, pravni akti, dopisi, pisma, korespondenca, rokopisi, načrti, fotografije in drugo. Za izvoz takšnega gradiva iz države je potrebno dovoljenje ministra za kulturo, ki ga ta izda na podlagi strokovne ocene pristojnega javnega arhiva.
Glede uvoza, naj omenimo le še določbo, ki jo pozna večina držav po svetu, da je zasebno arhivsko gradivo tujega izvora prepovedano uvažati brez izvoznega potrdila države, iz katere se arhivsko gradivo izvaža.
Zasebni arhivi v Sloveniji
Ob dejstvu, da je zasebno arhivsko gradivo nastalo do leta 1991 večinoma v slovenskih javnih arhivih in bo tam po zakonu o denacionalizaciji in novem arhivskem zakonu tudi ostalo, moramo omeniti, da v Sloveniji pravzaprav še ni delujočih zasebnih arhivov razen arhivov Katoliške cerkve: Nadškofijski arhiv v Ljubljani, škofijska arhiva v Mariboru in Kopru, večje število župnijskih arhivov in arhivi samostanskih redov.
Zasebni »zgodovinski« arhivi novih privatnih gospodarskih podjetij in družb, političnih strank, društev in posameznikov šele nastajajo oziroma bodo nastajali.
Kot posebnost moramo omeniti, da država že več kot štirideset let zaradi javnega interesa pri uporabi izredno dragocene arhivske kulturne dediščine ter zaradi uporabe cerkvenih matičnih knjig v upravne namene sofinancira varstvo arhivskega gradiva Katoliške cerkve. Zadnjih devet let obstoji med Slovensko škofovsko konferenco in Ministrstvom za kulturo RS poseben sporazum, ki v bistvu izenačuje cerkvene arhive z javnimi arhivi in jih obvezuje, da poleg predpisov kanonskega prava uporabljajo tudi nekatere arhivske predpise o varstvu in uporabi arhivskega gradiva.
Bistvena novost pomeni leta 1997 proglasitev arhivskega gradiva Katoliške cerkve v Sloveniji za kulturni spomenik neposredno z arhivskim zakonom.
Leta 1993 je Arhiv Republike Slovenije po sklepu slovenske vlade Katoliški cerkvi vrnil izredno dragoceno zbirko cerkvenih matičnih knjig, starejših od 100 let (od 16. do konca 19. stoletja). Te je namreč slovenska vlada leta 1946 ob uvedbi civilnih matičnih knjig v Sloveniji verskim skupnostim zaradi prepisa začasno odvzela. Matične knjige so bile vrnjene v Nadškofijski arhiv Ljubljana, Škofijski arhiv Maribor in v Škofijski arhiv Koper. V navedene arhive izročajo cerkvene matične knjige, ki so nastale do leta 1946 tudi matični uradi Ministrstva za notranje zadeve. V Arhivu RS so ostale le matične knjige drugih verskih skupnosti, ki so imele koncesijo države za vodenje ter civilne matične knjige.
Izročanje zasebnega arhivskega gradiva javnim arhivom v obliki darila, volila, odkupa ali depozita
Nedvomno je želja slovenske javne arhivske službe, da čim več zasebnega arhivskega gradiva pride v javne arhive. Zasebno arhivsko gradivo se lahko izroča javnim arhivom na različne pravne načine: s pogodbo v obliki depozita ob ohranitvi lastninske pravice, ali pa s pogodbami v obliki darila, volila in odkupa. V slednjih treh primerih postane zasebno arhivsko gradivo javna last. Ne glede na obliko izročitve zasebnega arhivskega gradiva imajo zasebni lastniki ob izročitvi pravico določiti pogoje uporabe oziroma pogoje dostopnosti gradiva, ki ga izročajo. Seveda pa imajo zasebne ustanove in posamezniki vso pravico in dolžnost hraniti lastno arhivsko gradivo v svojih zasebnih arhivih. Država ima predkupno pravico pri prodaji zasebnega arhivskega gradiva.
4. UPORABA ARHIVSKEGA GRADIVA
Arhivsko gradivo se v javnih arhivih uporablja v skladu z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih, Pravilnikom o uporabi javnega arhivskega gradiva v arhivih (Uradni list RS, št. 59/99) in čitalniškimi redi arhivov, ki določajo tudi pogoje dostopnosti. Pogoje dostopnosti imajo pravico in dolžnost določati tudi izročitelji arhivskega gradiva ob izročitvi, še posebej pa opozarjamo na pogoje uporabe gradiva, ki jih določijo zasebni izročitelji.
Naša država je prav z novim arhivskim zakonom leta 1997 uredila moderne in hkrati demokratične pogoje za uporabo arhivskega gradiva v skladu s priporočili Mednarodnega arhivskega sveta, UNESCO, Sveta Evrope in Evropske zveze. Arhivski predpisi so skladni tudi z načeli varovanja državnih, uradnih, vojaških, poslovnih in poklicnih tajnosti in v skladu z demokratičnimi načeli varstva osebnih podatkov ter podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika.
4.1. DOSTOPNOST DO ARHIVSKEGA GRADIVA
Splošna dostopnost javnega arhivskega gradiva, ki je v javnih arhivih, je praviloma mogoča 30 let od nastanka, razen za gradivo, ki je že ob nastanku bilo namenjeno javnosti oziroma javno dostopno. Ta določba velja za gradivo, nastalo po uveljavitvi slovenske ustave leta 1991 in je že oziroma bo v javnih arhivih! Zaradi te določbe je v slovenskih javnih arhivih večina gradiva, ki je nastala do leta 1991, javno dostopna, razen gradiva, ki se nanaša na osebne podatke in zasebnost posameznika.
Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje tajne podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve, zadeve s področja nacionalne varnosti, vključno z vzdrževanjem reda in miru, ter na ekonomske interese države in katerih odkritje bi lahko povzročilo škodo, postane dostopno za uporabo 40 let po svojem nastanku, če je seveda za tako spoznano in označeno s strani izročitelja.
Arhivsko gradivo bivših družbeno političnih organizacij: Zveze komunistov Slovenije, Socialistične zveze delovnega ljudstva Slovenije, Zveze sindikatov Slovenije in Zveze socialistične mladine Slovenije, je dostopno brez omejitev, razen osebnih in zasebnih podatkov. Z arhivskim zakonom so bile odpravljene tudi vse vrste in stopnje zaupnosti dokumentov oziroma arhivskih fondov in zbirk, ki so nastali v organih in drugih organizacijah SFRJ, prav tako so nične vse omejitve uporabe arhivskega gradiva, ki so jih do uveljavitve samostojnosti Republike Slovenije ob izročitvi gradiva v javne arhive določili organi in organizacije bivše SFRJ.
Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje osebne podatke ali podatke o zasebnosti posameznika, postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku oziroma 10 let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, kolikor ni z drugimi predpisi drugače določeno.
Razlikovati moramo osebne podatke, ki jih vsebujejo zbirke osebnih podatkov (javne, uradne evidence) in podatke, ki se nanašajo na zasebnost posameznika v številnih dokumentih, zadevah ali dosjejih (policijski, zdravstveni, personalni dosjeji)! Zasebnost posameznika je v pravnem smislu formulirana zelo široko in obsega podatke, ki se nanašajo na posameznikovo ideološko, versko in politično prepričanje, na izobrazbo, poklic, zdravstveno stanje, intimnost, premoženjsko stanje, davčne zadeve, poslovnost itd. Tovrstni podatki in dokumenti se nahajajo zlasti na primer v različnih političnih, cerkvenih, policijskih, sodnih, zaporniških, šolskih, zdravstvenih, davčnih in drugih spisih, zadevah in dosjejih.
Arhivski zakon ne postavlja ovir za uporabo gradiva posameznikom, na katere se zaupni dokumenti oziroma podatki nanašajo, zakonitim zastopnikom, če gre za mladoletne osebe, njihovim pravnim naslednikom (dedičem), pooblaščencem, upravnim in pravosodnim organom, kadar gre za upravni ali sodni postopek, parlamentarnim komisijam na podlagi zakona o parlamentarnih preiskavah ter raziskovalcem, ki imajo status raziskovalca in ki pri objavi raziskav zagotavljajo anonimnost.
Vse sporne primere glede dostopnosti gradiva ter glede skrajšanja in podaljšanja roka nedostopnosti rešuje posebna komisija Vlade RS in ne več direktor Arhiva RS ali svet pokrajinskega državnega arhiva, kot je bilo to veljalo do leta 1997.
Za uporabo zasebnega arhivskega gradiva v javnih arhivih se smiselno uporabljajo določbe o uporabi javnega arhivskega gradiva, če niso v nasprotju z določili depozitnih, darilnih ali kupnih pogodb, na podlagi katerih arhivi hranijo zasebno arhivsko gradivo.
4. 2. ČITALNIŠKI REDI
Čitalniški redi določajo predvsem delovni čas in način poslovanja čitalnic, način naročanja in uporabe gradiva, dostopne pripomočke za uporabo, pogoje dostopnosti do gradiva in možnost kopiranja. Zato se morajo uporabniki arhivskega gradiva z njimi podrobno seznaniti.
Arhivsko gradivo lahko uporabljajo fizične in pravne osebe. Mladoletne osebe morajo pred uporabo predložiti potrdilo zakonitega zastopnika ali ustrezne ustanove. Tuji državljani so glede uporabe izenačeni z domačimi. Arhiv iz arhivskega gradiva ne išče podatkov za raziskovalne in študijske namene uporabnikov ter zanje ne opravlja transliteracij, prevodov in drugega raziskovalnega dela. Arhivi so dolžni uporabnikom le posredovati informacije o gradivu, ki ga hranijo. Uporabnik arhivskega gradiva odgovarja za zlorabo vseh vrst tajnosti, zlorabo osebnih podatkov in podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika in na izvrševanje avtorskih pravic.
Uporabnik lahko naroči arhivsko gradivo osebno v čitalnici, pismeno, po telefonu, telefaksu ali po elektronski pošti. Običajno ga dobi v čitalnici že naslednji dan. Uporabnik lahko dobi dnevno v uporabo največ 5 tehničnih enot arhivskega gradiva (pri tem se šteje za tehnično enoto: fascikel, škatla, knjiga, mapa, kos - npr. pri listinah). Uporabnik sme praviloma naenkrat uporabljati le eno tehnično enoto. Direktor in vodja oddelka dovoljujeta izjeme.
Če so z namenom, da bi zaščitili originale, izdelane kopije arhivskega gradiva, se dajejo v uporabo le kopije: fotokopije, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi, optični diski ...).
Uporabniki morajo pri objavah, razstavah ali reprodukcijah arhivskega gradiva citirati uporabljeno gradivo z navedbo imena ali kratice Arhiva (AS), imena ali signature arhivskega fonda oziroma zbirke ter navedbo številke tehnične ali arhivske enote, iz katere je arhivsko gradivo. Uporabniki, ki so na podlagi arhivskega gradiva iz Arhiva objavili publikacijo ali članek so dolžni arhivu izročiti vsaj en izvod publikacije ali članka.
V čitalnicah Arhiva je možno naročiti reprodukcije arhivskega gradiva, ker Arhiv gradivo lahko: fotokopira, mikrofilma, fotografira in skenira. Če Arhiv iz tehničnih razlogov uporabnikom ne more izdelati ustrezne kopije, je možno arhivsko gradivo z dovoljenjem in v spremstvu arhivskega delavca kopirati tudi izven njega.
Zaradi varstva arhivskega gradiva in iz različnih objektivnih razlogov ni možno fotokopirati:
- kompletnih fondov in zbirk oziroma večjih delov,
- katastrskih map (razen kopij),
- načrtov, večjih od formata A3, in načrtov na pavs papirju,
- zemljevidov večjih od formata A3,
- listin,
- dokumentov z vtisnjenimi voščenimi pečati,
- rokopisov (kodeksov) in urbarjev,
- knjig, razen tistih s cevastimi hrbti do debeline 2 cm, vendar ne večjih od A3
formata,
- arhivskih popisov in inventarjev,
- knjig iz interne knjižnice.
Katastrske mape, načrte, zemljevide, listine, dokumente z voščenimi pečati, rokopise, urbarje in knjige je možno reproducirati (mikrofilmati, fotografirati ali skenirati) v Arhivu ali z dovoljenjem v lastni režiji.
V čitalnici imajo uporabniki na razpolago arhivske vodnike, inventarje, popise, računalniške popise in druge pripomočke za uporabo gradiva (delovodnike, kazala, kartoteke, računalniško zbirko podatkov na intranetu itd.). Uporabniki gradiva lahko uporabljajo tudi interno knjižnico Arhiva.
Arhiv izdaja občanom za uveljavljanje njihovih pravic, državnim organom in organom lokalnih skupnosti ter drugim pravnim osebam overovljene ali neoverovljene kopije, prepise, izpise in potrdila na podlagi dokumentov, ki jih hrani.
5. ARHIVSKO GRADIVO ZA RODOSLOVNE RAZISKAVE V ARHIVU REPUBLIKE SLOVENIJE
Omenili smo že, da je Arhiv RS leta 1993 vrnil Katoliški cerkvi matične knjige, ki so nedvomno najpomembnejši rodoslovni vir. Arhiv RS hrani in prevzema tako le še civilne matične knjige, ki so nastale na ozemlju nekdanjih Ilirskih provinc od leta 1809 do 1813, na ozemlju Julijske krajine od leta 1924 do 1945, ko je Primorska pripadala Italiji, na nemškem okupacijskem ozemlju v obdobju od 1941 do 1945 ter civilne matične knjige, ki so se začele voditi na celotnem ozemlju Ljudske republike Slovenije šele leta 1946. Velika večina teh matičnih knjig je seveda še na matičnih uradih. Poleg tega Arhiv RS hrani tudi matične knjige cerkvenih matičnih uradov evangeličanske, grškokatoliške, starokatoliške in srbskopravoslavne veroizpovedi od srede 19. stoletja dalje ter vojaške matične knjige garnizije Maribor za 19. stoletje.
Matične knjige pomembno dopolnjujejo urbarji, ki se nahajajo v Zbirki urbarjev (1350 - 1850) ter v številnih arhivskih fondih zemljiških gospostev, graščin in samostanov. Med urbarje prištevamo tudi takoimenovane rektificirane urbarje iz časa cesarice Marije Terezije, ki se nahajajo v fondu terezijanskega katastra. Genealoge bi rad opozoril na izredno številne osebne podatke, ki se nahajajo v spisih terezijanskega in jožefinskega katastra iz druge polovice 18. stoletja, ter na spise franciscejskega katastra, ki vsebuje podatke o parcelnih lastnikih skoraj za celo 19. stoletje. Osebne podatke o lastnikih nepremičnin za obdobje od leta 1769 do 1880 vsebujejo zemljiške knjige okrajnih sodišč ter knjige Deželne deske za obdobje od leta 1759 do 1945 za plemstvo, meščanstvo in cerkev.
Osebne podatke o posameznikih najdemo sicer nekoliko skrite tudi v številnih drugih arhivskih fondih in zbirkah, predvsem v zbirki listin (1163 do 1868), zbirki rodovnikov od 17. do 20 stoletja, zbirki osmrtnic in poročnih naznanil od 18. do 20. stoletja, med popisi prebivalstva, v šolskih matičnih knjigah in matičnih listih, domovinskih knjigah, volilnih imenikih, v raznih registrih, katastrih, imenikih, seznamih, kartotekah članstva, personalnih mapah, partijskih, policijskih in zaporniških dosjejih itd.
6. VODNIKI PO FONDIH IN ZBIRKAH SLOVENSKIH ARHIVOV
Navedemo naj vse objavljene slovenske vodnike po fondih in zbirkah, v katerih lahko dobimo osnovne informacije o arhivskem gradivu v arhivih:
- 60 let Mestnega arhiva ljubljanskega (s sodelovanjem kolektiva ustanove sestavil dr. Sergij
Vilfan), Publikacije Mestnega arhiva ljubljanskega, Poročila in pregledi gradiva, zv. 1,
Ljubljana 1959.
- Splošni pregled fondov Državnega arhiva LRS, Ljubljana 1960.
- Vodnik po arhivih Slovenije, Društvo arhivarjev Slovenije, Ljubljana 1965.
- Vodnik po matičnih knjigah za območje SR Slovenije, I, II, III, Ljubljana 1972.
- Vodnik po župnijskih arhivih na območju SR Slovenije, I, II, Ljubljana 1975.
- Vodnik po fondih Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Ljubljana 1980.
- Skozi Zgodovinski arhiv v Ptuju 1955 - 1980, Ptuj 1980.
- Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, Publikacija 2, Nova Gorica 1982.
- Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ, SR Slovenija, Beograd 1984.
- Vodnik po fondih in zbirkah, Zgodovinski arhiv v Ptuju, Ptuj 1985.
- Vodnik po fondih in zbirkah Zgodovinskega arhiva v Celju, Celje 1985.
- Vodnik po fondih in zbirkah, Pokrajinski arhiv Maribor, Maribor 1990.
- Vodnik Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Gradivo in razprave
11, Ljubljana 1992.
- Vodnik po fondih in zbirkah Zgodovinskega arhiva v Celju, Celje 1997.
- Vodnik po fondih in zbirkah Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici, Nova Gorica 1997.
- Vodnik po matičnih knjigah Škofijskega arhiva Maribor, Maribor 1999.
- Vodnik po fondih in zbirkah, Nadškofijski arhiv Ljubljana, Priročniki I., Ljubljana 1999.
- Vodnik po fondih in zbirkah Arhiva Republike Slovenije, Arhiv Republike
Slovenije, Ljubljana1999. - I., II., III. knjiga, CD ROM.
Vse vodnike, ki so izšli v zadnjih desetih letih, je mogoče uporabljati tudi preko Interneta že od leta 1995.
7. NAZIVI IN NASLOVI JAVNIH IN ZASEBNIH ARHIVOV V REPUBLIKI SLOVENIJI
Državni arhivi
ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE - 1127 LJUBLJANA, Zvezdarska 1, p.p. 21. Telefon: (01) 24 14 200 (centrala), (01) 24 14 250 (tajništvo), telefax (01) 24 14 269,
e-mail: ars@gov.si; domača stran Arhiva RS na Internetu: www.gov.si/ars
Arhivski center za strokovni razvoj
e-mail: Matevz.Kosir@gov.si, tel. (01) 24 14 214
e-mail: Natalija.Glazar@gov.si, tel. (01) 24 14 212
Sektor za varstvo arhivskega gradiva
e-mail: Vladimir.Kolosa@gov.si, tel. (01) 24 14 228
Oddelek za gradivo uprave po letu 1945
e-mail: Vesna.Gotovina@gov.si, tel. (01) 24 14 244
Oddelek za dislocirano arhivsko gradivo I (nekdanji Zgodovinski arhiv Centralnega komiteja Zveze komunistov Slovenije), Linhartova 3 a, Ljubljana,
tel. in telefax (01) 23 22 490
Oddelek za dislocirano arhivsko gradivo II (nekdanji Arhiv Inštituta za zgodovino delavskega gibanja v Ljubljani), Kongresni trg 1, Ljubljana,
tel. (01) 20 03 152
Oddelek za dislocirano arhivsko gradivo III (del nekdanjega Arhiva Ministrstva za notranje zadeve in Službe državne varnosti), Linhartova 3 a, Ljubljana,
tel. (01) 43 28 108, telefax (01) 23 22 490
Oddelek za informacije, dokumentacijo in materialno varstvo
e-mail: Gasper.Smid@gov.si, tel. (01) 24 14 236
Slovenski filmski arhiv
e-mail: Lojz.Trsan@gov.si, tel. (01) 24 14 229
Sektor za restavriranje in konserviranje arhivskega gradiva,
e-mail: Jedert.Vodopivec@gov.si, tel. (01) 24 14 206
Služba za splošne in tehnične naloge
e-mail: Marjan.Dobernik@gov.si, tel. (01) 24 14 202,
ZGODOVINSKI ARHIV V CELJU - 3000 Celje, Trg celjskih knezov 10
tel. (03) 54 84 304, telefax 54 84 303
E-mail: zg.arhiv-celje@guest.arnes.si
domača stran: www.celje.si/zgarhiv
ZGODOVINSKI ARHIV LJUBLJANA - 1000 Ljubljana, Mestni trg 27
tel. (01) 30 61 306, telefax 42 64 303
E-mail: zal@zal-lj.si
domača stran: www.zal-lj.si
Enota za Gorenjsko - 4000 Kranj, Savska cesta 8,
tel. (04) 28 05 900, telefax 20 24 448
Enota za Dolenjsko in Belo Krajino - 8000 Novo mesto, Skalickega ulica 1,
tel. (07) 33 78 340, telefax 33 78 361
Enota za Škofjo Loko - 4220 Škofja Loka, Blaževa ulica 14
tel. (04) 50 60 700, telefax 50 60 718
Oddelek v Idriji - 5280 Idrija, Prelovčeva ulica 9
tel. (05) 37 22 270, telefax 37 22 271
POKRAJINSKI ARHIV KOPER - 6000 Koper, Goriška 6
tel. (05) 62 71 824, telefax 62 72 441
E-mail: arhiv.koper@guest.arnes.si
domača stran: www.pokarh-kp.si
Enota Piran - 6330 Piran, Župančičeva 4
tel. (05) 67 32 841
POKRAJINSKI ARHIV MARIBOR - 2000 Maribor, Glavni trg 7
tel. (02) 22 85 011, telefax 25 22 564,
E-mail: web@pamb.pokarh-mb.si
domača stran: www.pokarh-mb.si
Enota za Koroško območje - 2390 Ravne na Koroškem, Na gradu 1,
tel. (02) 82 20 529
Enota za Pomursko območje - 9220 Lendava, Kovačeva ulica 28,
tel. (02) 57 51 844
POKRAJINSKI ARHIV V NOVI GORICI - 5000 Nova Gorica,
Trg E. Kardelja 3,
tel. (05) 30 27 737, telefax 30 27 73
E-mail: pang@guest.neticom.si
domača stran: www.pa-ng.si
ZGODOVINSKI ARHIV PTUJ - 2250 Ptuj, Muzejski trg 1
tel. (02) 78 79 730, telefax 78 79 740
E-mail: zgod.arhiv-ptuj@guest.arnes.si
domača stran: www2.arnes.si/~ mbzgarhp1/GLAV1.HTM
Drugi javni arhivi
ZGODOVINSKI ARHIV IN MUZEJ UNIVERZE V LJUBLJANI
1000 Ljubljana, Kongresni trg 12
tel. (01) 42 54 055, telefax 42 54 053
DOKUMENTACIJA TV SLOVENIJA
1000 Ljubljana, Kolodvorska 2
tel. (01) 475 21 11
NARODNA IN UNIVERZITETNA KNJIŽNICA V LUBLJANI - Rokopisni oddelek
1000 Ljubljana, Turjaška 1
tel. (01) 200 11 10
Arhivi Katoliške cerkve
NADŠKOFIJSKI ARHIV LJUBLJANA - 1000 Ljubljana
Krekov trg 1, tel. (01) 43 37 044, telefax 43 96 435
ŠKOFIJSKI ARHIV MARIBOR - 2000 Maribor, Koroška
tel. (02) 25 17 690, 25 11 542, telefax 25 23 092
ŠKOFIJSKI ARHIV KOPER - 6000 Koper, Trg Brolo 11
tel. (05) 62 71 887, telefax 62 71 059